Analisis jabatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan tidak bisa dilakukan dengan mudah. Ini dikarenakan ada beberapa hal yang perlu dilakukan supaya mendapatkan hasil yang maksimal dan memuaskan. Nantinya proses analisis juga akan dilakukan perusahaan atau organisasi yang sedang berjalan. Artinya perusahaan atau organisasi yang melakukan analisis sudah benar-benar berjalan dan bukan unit usaha yang baru saja dibangun atau berjalan.
Apa Itu Analisis Jabatan?
Penerimaan dan penempatan karyawan adalah hal penting yang tidak bisa diabaikan begitu saja pada suatu perusahaan. Untuk dapat menempatkan karyawan dengan tepat sesuai dengan keahliannya, maka diperlukan analisis jabatan ini. Analisis yang dilakukan tersusun meliputi berbagai kegiatan, seperti mengorganisasikan, mengevaluasi dan juga mengumpulkan jabatan maupun pekerjaan.
Baca Juga : Faktor-faktor yang Memotivasi Karyawan
Analisis jabatan atau Job Analysis merupakan kegiatan pengumpulan data yang berkaitan dengan suatu jabatan. Data yang dikumpulkan akan digunakan untuk menetapkan uraian dan persyaratan jabatan. Selain itu, data atau informasi yang diperoleh dapat digunakan untuk menentukan karakteristik yang harus dimiliki oleh seseorang yang akan mengisi jabatan tersebut. Terdapat 2 aspek yang perlu ditekankan ketika melakukan analisis ini yakni isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Analisis job atau jabatan bisa berupa deskripsi dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan yang dimaksud adalah uraian tertulis tentang fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, risiko dan aspek lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan diartikan sebagai pernyataan tertulis tentang siapa yang akan melakukan pekerjaan dan persyaratan yang diperlukan seperti keterampilan, pengetahuan, kemampuan individu dan ketika berada di dalam tim.
Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi memiliki tujuan tertentu. Apa saja tujuannya? Supaya lebih jelas, simak uraian dibawah ini.
Baca Juga : Cara Daftar Payoneer Paling Cepat Untuk Pemula
1. Merekrut Karyawan
Tujuan adanya analisis jabatan yang pertama adalah agar dapat merekrut karyawan dengan tepat. Dengan dilakukannya analisis ini, manajemen dapat mengetahui kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, fisik, psikis/emosional, keterampilan teknis dan keahlian yang dimiliki calon karyawan. Dalam proses perekrutan, analisis ini memiliki fungsi utama yakni memperoleh orang yang tepat untuk mengisi posisi jabatan atau melakukan pekerjaan.
2. Penilaian Kinerja Karyawan
Manajemen dapat melakukan penilaian terhadap sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan dengan menggunakan analisis tersebut. Penilaian tersebut berisi apakah sasaran dan tujuan telah tercapai atau sebaliknya. Manajemen dapat melakukan penilaian karena analisis jabatan dapat menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja karyawan.
3. Pelatihan dan Pengembangan
Adanya analisis jabatan juga bisa membantu perusahaan dalam hal pengembangan para karyawan mereka.. Adanya perbandingan rencana target dan hasil kerja secara real/actual dapat digunakan untuk menentukan tingkat pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan. Dengan analisis ini , manajemen dapat menentukan isi, peralatan/perlengkapan dan metode yang harus digunakan pada saat pelatihan.
4. Penentuan Kompensasi
Selain berbagai tujuan di atas, analisis job atau jabatan juga bertujuan untuk menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif yang diperoleh karyawan. Karyawan akan memperoleh gaji sesuai dengan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yang mereka kerjakan dan miliki pada suatu perusahaan.
Metode dan Cara Melakukan Analisis Jabatan Dalam Perusahaan
Metode analisis job atau jabatan yang umum digunakan adalah memberi kuesioner sederhana untuk mengidentifikasi tugas pekerjaan, tanggung jawab, hubungan kerja, peralatan yang digunakan dan lingkungan kerja. Kuesioner yang telah selesai kemudian digunakan untuk membantu analisis kerja yang akan melakukan wawancara dengan pemegang jabatan.
Secara garis besar, analisis ini dilakukan melalui beberapa tahapan yakni persiapan awal, pengumpulan data, observasi atau pengamatan secara langsung, wawancara, pengisian kuesioner atau log, penyempurnaan data dan pemanfaatan data.
Namun untuk melakukan tahapan demi tahapan analisis tersebut perlu dilakukan langkah-langkah yang lebih rinci dengan tujuan yang jelas dari setiap tahapannya. Berikut ini tahapan melakukan analisis job atau jabatan dalam perusahaan.
Baca Juga : Tips Cara Daftar Bitcoin yang Benar dan Lengkap
1. Menganalisis Informasi yang Berasal dari Perusahan yang Berkaitan dengan Jabatan
Untuk melakukan analisis jabatan dengan benar, maka langkah yang harus dilakukan adalah melakukan analisis terkait jabatan pada perusahaan. Proses ini harus dilakukan secara komprehensif dan menyeluruh. Apabila terdapat informasi yang berkaitan dengan jabatan tidak benar, maka proses analisis yang dilakukan belum tentu bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya.
2.Penentuan Penggunaan Informasi
Ketika perusahaan sudah memperoleh informasi mengenai jabatan yang dimaksud secara utuh, lengkap dan menyeluruh, maka tahap selanjutnya adalah perusahaan harus bisa memproses adanya informasi tersebut. Informasi di sini bisa berkaitan dengan jobdesk, kualifikasi dan berbagai informasi lainnya.
Kemudian manajemen perusahaan diharuskan untuk menentukan tujuan secara jelas untuk apa informasi yang telah terkumpul akan digunakan. Informasi jangan sampai disalahgunakan sehingga hasil yang akan diperoleh tidak keliru.
3. Memilih Jabatan
Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan dalam analisis ini juga sangat penting untuk dilakukan. Analisis job atau jabatan harus menentukan jabatan yang menjadi sasaran. Apabila hanya membutuhkan satu divisi atau jabatan tertentu untuk dilakukan analisis, maka tidak Hal ini dikarenakan sasaran yang jelas akan memperoleh hasil yang maksimal.
4. Pengumpulan Data
Setelah tiga langkah di atas selesai dilakukan, hal selanjutnya perusahaan diharuskan untuk melakukan pengumpulan data. Tahapan ini dilakukan dengan menggunakan teknik atau metode yang telah ditentukan. Data yang sudah terkumpul tidak boleh bercampur dengan data lainnya terlebih dengan data analisis job atau jabatan lain atau perusahaan lain.
5. Siapkan Uraian Jabatan
Dalam melakukan proses analisis job atau jabatan, hal yang paling penting dan tidak boleh tertinggal adalah menyiapkan uraian jabatan yang menjadi sasaran. Pastikan uraian tersebut jelas dan tidak banyak menimbulkan pertanyaan. Dengan begitu, karyawan bisa dengan mudah memahami tugas dari jabatan tersebut. Uraian ini juga akan sangat membantu perusahaan dalam menjelaskan fungsi dan tugas dari jabatan yang dimaksud.
6. Menyiapkan Jabatan Secara Khusus
Perusahaan tidak boleh lupa untuk menyiapkan posisi jabatan secara khusus, yang menjadi objek untuk proses analisis. Hal ini dilakukan bertujuan untuk mempermudah proses analisis, baik mengenai jobdesk jabatan tertentu dan berbagai hal yang memiliki hubungan dengan jabatan tersebut.
7. Memanfaatkan Informasi
Langkah terakhir dalam melakukan analisis ini dalam perusahaan adalah memanfaatkan berbagai informasi yang diperoleh. Informasi ini harus dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan. Pasalnya, dengan informasi ini perusahaan bisa melakukan perencanaan jabatan dengan tepat, merencanakan SDM dengan tepat, merekrut karyawan, memberikan tanggung jawab atau job desk karyawan dengan tepat, membuat peraturan untuk karyawan, penentuan besarnya gaji ataupun kompensasi. Oleh karena itulah informasi perihal jabatan ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin.
Nah itulah panduan lengkap cara melakukan analisis jabatan dalam perusahaan. Diharapkan informasi yang disampaikan diatas bisa membantu dalam memahami analisis job atau jabatan. Pada intinya analisis ini harus dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang sudah berjalan.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
