Di perusahaan ada yang namanya HRD dan personalia. Namun masyarakat awam selalu menyamakan keduanya, karena dianggap sama-sama memiliki tugas dalam mengurus sumber daya manusia di perusahaan. Padahal keduanya memiliki tugas yang berbeda. Lalu apa itu personalia? Kalau HRD bertugas dalam rekrutmen, lalu apakah personalia juga ikut andil dalam proses rekrutmen? 

Pertanyaan ini mungkin banyak dilontarkan oleh sebagian besar orang yang sedang mencari pekerjaan. Jawabannya bisa iya bisa tidak, bergantung dari perusahaan tersebut. Salah satu fungsi personalia adalah dalam rekrutmen SDM, hanya saja lebih berfokus pada pembuatan job description. Sedangkan yang mengadakan proses seleksi karyawan baru adalah HRD.

Memahami Apa Itu Personalia 

apa itu personalia
(Sumber: Hrmexam.com)

Memahami apa itu personalia menjadi hal yang penting. Pasalnya hal ini diperlukan agar definisi mengenai personalia dan HRD tidak menjadi tumpang tindih. Karyawan baru yang telah direkrut oleh HRD karena telah lolos seleksi rekrutmen, akan mengetahui bahwa di perusahaan yang mengurusi masalah SDM tidak hanya HRD, tapi juga personalia. 

Personalia berfokus kerja pada pengelolaan sumber daya manusia perusahaan berkaitan dengan administrasi. Sehingga personalia tidak berhubungan langsung dengan karyawan. Selain memahami definisi apa itu personalia, penting juga untuk mengetahui fungsi dari personalia. Peran personalia dalam suatu perusahaan didasarkan kepada 5 fungsi utama, fungsi-fungsi ini yang kemudian diterapkan dalam tugas-tugasnya.

1. Fungsi Pengadaan 

Di mana personalia berfungsi untuk menyediakan sumber daya manusia baru di perusahaan, salah satunya yakni dengan cara rekrutmen. Pengadaan ini berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengisi posisi yang lowong, dimana bertujuan untuk mewujudkan tujuan bisnis dari perusahaan. Tujuan yang ingin dicapai itu menyangkut proses seleksi kerja, pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, serta penempatan kerja.

2. Fungsi Pengembangan 

Setelah fungsi pertama telah terpenuhi, berikutnya personalia juga berperan dalam fungsi pengembangan. Di mana personalia juga melakukan pelatihan dan pendidikan terhadap karyawan baru yang telah direkrut. Pelatihan dan pendidikan ini bertujuan supaya keterampilan serta keahlian karyawan baru dapat dimanfaatkan secara optimal. Mengingat karyawan baru masih dikatakan “belum siap pakai” karena masih cukup asing dengan budaya lingkungan kerja serta tugas-tugasnya. Oleh karena itu karyawan baru harus diberi pelatihan dan pembinaan terlebih dahulu. 

Baca Juga : Tips dan Trik Rahasia Menjawab Kelebihan dan Kekurangan saat Interview

3. Fungsi Pemberian Kompensasi 

Pada fungsi ketiga ini, personalia berkewajiban memberikan kompensasi kepada karyawan sebagai bentuk dari penghargaan yang layak terhadap kinerja karyawan selama periode 1 bulan. Peran personalia dalam memberi kompensasi pada karyawan meliputi kompensasi finansial maupun non-finansial. Pemberian kompensasi yang bersifat finansial contohnya berupa kenaikan gaji. Sedangkan pemberian kompensasi yang bersifat non-finansial contohnya berupa tunjangan kesehatan. 

4. Fungsi Pengintegrasian 

Di mana pada fungsi ini personalia bertanggung jawab dalam menyesuaikan perbedaan mengenai kepentingan perusahaan dengan kepentingan pegawai secara individu, yang mana tujuannya adalah supaya tujuan yang telah ditetapkan bisa tercapai, karena adanya kerja sama yang harmonis. 

5. Fungsi Pemeliharaan 

Personalia juga bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi pemeliharaan karyawan. Di mana tujuannya adalah untuk mempertahankan keberlangsungan kondisi kerja dari para karyawan di perusahaan yang telah efektif oleh fungsi-fungsi manajemen personalia. Apa saja yang perlu kondisi kerja yang perlu dipertahankan itu? Di antaranya adalah sikap positif serta motivasi pegawai terhadap tugas-tugas yang dibebankan kepadanya melalui proses komunikasi yang baik pada organisasi, serta mempertahankan kondisi para pegawai baik secara fisik maupun mental melalui program kesehatan serta keamanan. 

Fungsi Lain dari Manajemen Personalia 

Adapun fungsi lain dari manajemen personalia di antaranya perencanaan, pengawasan serta pengorganisasian, seperti yang disebutkan oleh Nitisemito (1996:143) bahwa manajemen personalia adalah suatu ilmu seni untuk dapat melaksanakan 3 fungsi yang telah disebutkan sebelumnya sehingga dalam mencapai tujuan, efektivitas serta efisiensi personalia dapat ditingkatkan semaksimal mungkin. 

Fungsi perencanaan yakni berkaitan dengan penentuan program personalia yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan, di mana tujuan organisasi ini membutuhkan partisipasi yang aktif dari para manajer personalia. 

Kemudian fungsi pengawasan, di mana personalia juga menjalankan kegiatan dalam mengamati, membandingkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan yang terjadi di organisasi maupun perusahaan apakah sudah sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dibuat sebagai dasar dari analisis tujuan organisasi yang fundamental? Apabila ditemukan penyimpangan, maka personalia berhak mengoreksinya. 

Fungsi pengorganisasian di mana personalia harus dapat membentuk suatu organisasi dengan cara menyusun berdasarkan hubungan antara faktor-faktor fisik dengan jabatan personalia. Tujuannya supaya organisasi yang telah dibentuk ini dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Baca Juga : Daftar Pertanyaan Wawancara Kerja Paling Sulit dan Jawaban

Tugas-tugas Personalia 

apa itu personalia
(Sumber: Gps-time.be)

Dari pemahaman mengenai apa itu personalia serta fungsinya yang telah dijelaskan sebelumnya, maka tugas-tugas personalia adalah sebagai berikut: 

  1. Menyusun anggaran tenaga kerja yang diperlukan 
  2. Membuat deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), serta analisis pekerjaan (job analysis)
  3. Ikut andil dalam mengurusi proses seleksi tenaga kerja bersama HRD
  4. Memberikan informasi terkait kebijakan perusahaan meliputi gaji pegawai, detail tugas pekerjaan, jenjang karir, kondisi kerja, dan lain sebagainya kepada karyawan baru
  5. Mengelola sumber daya manusia supaya memiliki kinerja yang optimal
  6. Mengurus pemberhentian pekerja, seperti pensiun, resign, maupun PHK
  7. Menjadi penghubung antara karyawan dengan manajemen
  8. Memantau atau mengawasi karyawan untuk memastikan kepatuhan hukum
  9. Menyelidiki serta melaporkan apabila terdapat kecelakaan yang terjadi pada karyawan untuk kepentingan asuransi
  10. Mengurus berbagai persoalan mengenai kesejahteraan pegawai
  11. Merencanakan orientasi terhadap karyawan yang baru direkrut supaya menjadi tenaga kerja yang siap pakai. 

Baca Juga : Syarat, Ciri-ciri, dan Kriteria Pakaian Interview yang Disukai HRD

Manfaat dan Tujuan Personalia

apa itu personalia
(Sumber: Softwarepayrollindonesia.com)

Mengapa personalia harus ada dalam suatu perusahaan? Tentunya personalia memiliki manfaat dan tujuannya sendiri. Terutama dalam mengurusi permasalahan kepegawaian. Tujuan manajemen personalia umumnya berkaitan langsung dengan tujuan perusahaan secara umum. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan perusahaan akan tercapai dengan baik apabila personalia juga melaksanakan tugas-tugasnya demi mencapai tujuan yang sama. 

Tujuan manajemen personalia sendiri dibagi dalam dua macam, yaitu People Minded atau kerja sama, dan Production Minded yaitu efisiensi serta daya guna. Apabila bidang ketenagakerjaan berjalan secara efektif, efisien, dan optimal, di mana setiap karyawan didorong secara rata untuk memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan, maka akan terbina kerjasama yang baik dalam suatu organisasi sehingga perusahaan bisa mendapatkan keuntungan secara kontinu. 

Dengan begitu dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat manajemen personalia dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut: 

  1. Dapat meningkatkan efisiensi serta efektivitas dalam pendayagunaan sumber daya manusia
  2. Dapat memperbaiki pemanfaatan SDM
  3. Dapat meningkatkan efisiensi dalam merekrut sumber daya manusia baru
  4. Dapat menyesuaikan aktivitas SDM serta kebutuhan di masa yang akan datang secara efisien
  5. Serta dapat melengkapi informasi SDM yang dapat membantu kegiatan SDM serta unit dalam organisasi lainnya. 

Demikian informasi mengenai apa itu personalia, beserta fungsi dan tugas-tugasnya. Jadi dari informasi ini dapat disimpulkan bahwa personalia lebih terpusat pada payroll, employee database, atau dalam kata lain hanya hal-hal yang terkait secara administratif dalam hubungan industrial antara karyawan dengan perusahaan. Sementara itu, HRD lebih terfokus mengenai bidang karyawan. 

Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.