Banyak lowongan kerja yang menawarkan posisi sebagai staff back office, terutama di Bank Konvensional. Back Office adalah bagian terpenting dari perusahaan, tetapi sayangnya banyak orang juga yang tidak mengetahui dengan detail seperti apa tugas sebagai staff back office itu sendiri. Ada juga yang tidak sesuai dengan kualifikasi seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan. Padahal staff back office mempunyai peranan sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk membantu kegiatan di sebuah perusahaan. Nah, lalu back office adalah lebih jelasnya simak ulasan berikut:

Baca Juga : Ini Penjelasan Lengkap Apa Itu Personalia dan Tugas-Tugasnya

Apa Itu Back Office?

Apa Itu Back Office
(Sumber: Magazine.job-like.com)

Pengertian Back Office Menurut Para Ahli:

  • Back office adalah departemen atau divisi yang mempunyai tugas memproses berbagai hal mengenai transaksi keuangan di luar departemen dealing room. Umumnya meliputi departemen settlement, accounting, dan finance.
  • Back office adalah departemen yang memproses segala sesuatu yang berkaitan dengan transaksi keuangan yang terjadi di luar dealing room.
  • Menurut Leksikon Bank Indonesia, back office adalah satuan kerja pada Treasury Department suatu bank yang melaksanakan fungsi pengendalian untuk pelaksanaan manajemen risiko pasar (Market Risk). Back Office sendiri terpisah dari Dealing Room dan harus adanya pemisahan tugas (segregation of duty) antara kegiatan yang dilakukan staff The Dealing Room dangan Staff Back Office. Tugas pengendalian yang dilakukan oleh Back Office meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Pengendalian Konfirmasi Masuk dan Keluar

Semua konfirmasi transaksi yang sudah dilakukan oleh The Dealing Room hanya boleh diterbitkan dan diterima oleh Back Office. Selisih saat transaksi secara detail, konfirmasi yang tidak diterima atau penerimaan konfirmasi tanpa aplikasi, harus diselesaikan secepat mungkin untuk menghindari adanya eksposure risiko yang tidak tercatat.

2. Pengendalian Terhadap ‘Dealing Account’

Rekonsiliasi segera terhadap semua ‘dealing account’ adalah pengendalian yang penting untuk meyakini akurasi dari identifikasi eksposure risiko. Selisih, konfirmasi yang tidak diterima atau penerimaan dana tanpa ada aplikasinya harus diselesaikan segera untuk menghindari eksposure risiko yang tidak tercatat. Selisih dan item yang tidak selesai (unreconciled) dalam rekening ini harus ditempatkan di bawah pengawasan khusus manajemen satu dan lain. Hal ini mengingat suatu saat hal-hal tersebut mungkin dapat mempunyai dampak yang signifikan terhadap likuiditas, penyajian eksposure risiko yang tidak benar atau terjadinya fraud atau kolusi.

3. Penilaian Ulang dan Marking To Market Pada Rksposure Risiko Pasar

Semua jumlah (sukubunga) yang digunakan oleh bank untuk melakukan marketing risiko pasar to market digunakan untuk menilai ulang aset atau keperluan model analisis risiko, seperti analisis Value at Risk harus dari sumber yang independen dari Dealing Room.

Hal ini bertujuan ntuk menyediakan asesmen yang independen pula terhadap risiko dan performance. Apabila bank sudah membentuk fungsi Middle Office, maka tanggung jawab ini dapat dilakukan oleh Middle Office.

4. Pemantauan dan Pelaporan Limit Risiko dan Pemakaiannya

Pelaporan pemakaian risiko harus dipertahankan oleh Back Office secara independen dari Dealing Room daripada limit risiko. Selain itu, Back Office juga harus memelihara semua sistem limit dan akses terhadap semua sistem limit (seperti counterparty limit, overnight limit dsb), harus diamankan agar tidak digunakan oleh yang tidak berhak. Apabila bank sudah membentuk Middle Office, fungsi ini dapat dialihkan kepada Middle Office.

5. Pengendalian Terhadap Sistem Pembayaran

Prosedur dan sistem ketika melakukan pembayaran sebaiknya menggunakan mekanisme ‘dual control’ di Back Office yang independen dari fungsi ‘dealing’. Pembayaran setiap waktu harus aman dari akses penyogokkan dan dari mereka yang tidak berwenang.

Pada bagian Belakang/ administrasi back office adalah antarmuka dukungan nasabah USG yang bertanggung jawab untuk pengaturan rekening, transfer dana masuk dan keluar dari rekening nasabah, masalah rekonsiliasi perdagangan, pertanyaan nasabah dan setiap kegiatan lainnya yang tidak secara langsung melibatkan pembelian atau penjualan pasangan mata uang.

Baca Juga : Peran, Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Executive dalam Perusahaan

Tugas Back Office

Tugas Back Office
(Sumber: Broadwaysaratoga.com)

Back Office memiliki tugas sebagai berikut:

  1. Memberikan laporan yang sudah tersaji lengkap dengan menggunakan komputer lewat software khusus yang telah disediakan.
  2. Melakukan urusan bagian utang piutang.
  3. Memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pengecekkan barang yang kurang laku untuk diganti.
  4. Mempunyai tanggung jawab terhadap kegiatan proses pemesanan barang terhadap supplier.
  5. Mempunyai tanggung jawab untuk melakukan pengecekkan barang yang sudah mendekati kadaluarsa.
  6. Mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan pengecekkan jumlah stock barang yang akan habis.

Nah, itulah tugas dari Back Office. Hal ini menjadikan orang yang akan menempati posisi Staff Back Office adalah orang yang harus mempunyai kemampuan-kemampuan sebagai berikut:

  • Harus memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer paling tidak Ms. Office. Hal ini wajib karena pekerjaan seorang Staff Back Office akan tidak jauh dari komputer.
  • Harus mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, teliti dan jujur sehingga koordinasi antar Staff Back Office bisa berjalan dengan baik dan pekerjaan pun berjalan dengan lancar.
  • Harus mempunyai latar belakang pendidikan minimal Diploma. Namun, terkait dengan latar belakang pendidikan seorang Staff Back Office ini tidak tentu, karena disesuaikan dengan kebijakan di setiap perusahaan. Akan tetapi umumnya, posisi Staff Back Office ini ditempati oleh mereka yang memiliki latar belakang dengan pendidikan minimal Diploma.
  • Pada segi gaji, Staff Back Office adalah sudah mencapai UMR perbulannya. Namun, tentu hal ini juga disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan bersangkutan. Selain itu, biasanya gaji seorang Staff Back Office juga ditentukan saat negosiasi yang dilakukan sebelum menjabat sebagai Staff Back Office.

Baca Juga : Kenali Apa Itu HRD dan Tugas HRD Perusahaan yang Sesungguhnya

Peranan Back Office

Peranan Back Office
(Sumber: Magazine.job-like.com)

Back Office adalah bagian terpenting dari perusahaan atau organisasi di mana tugas-tugasnya didedikasikan untuk menjalankan proses operasional, akuntansi, finansial, administrasi, teknologi, audit, pengolaan data, pajak, legal, pembelian, keamanan, dan kegiatan personal lainnya tanpa interaksi dengan pelanggan. Selain itu, diperlukan kompetensi dan kebiasaan kerja dalam rutinitas yang diperkuat dengan kesungguhan pribadi yang unggul. Hal ini termasuk dalam budaya kerja yang cerdas bertindak, mampu bekerjasama dalam kolaborasi dan sinergi dengan semua pihak terkait, agar fungsi dan peran Back Office adalah dapat mendukung fungsi Front Line dapat dioptimalkan.

Back Office adalah sebagai tulang punggung perusahaan juga harus selalu proaktif dan memiliki disiplin yang tinggi untuk mensuport kepentingan strategi perusahaan. Tujuan back office adalah agar tetap menjaga internal kontrol yang berkualitas, mampu berkolaborasi dengan Front Line dan semua pihak di Back Office, mampu membangun budaya trust yang etis, dan cerdas mengatur setiap rencana. Hal ini menjadi pertahanan yang kuat untuk menjaga reputasi dan kredibilitas perusahaan.

Nah, sekarang setelah mengetahui Back Office adalah bagian terpenting dari sebuah perusahaan tentunya ingin segera mendaftar kerja sebagai back office bukan?

Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.