Ketika membaca informasi lowongan pekerjaan pasti pernah menemukan perusahaan yang mencari posisi back office. Posisi ini banyak dicari karena merupakan bagian penting dalam perusahaan. Akan tetapi, masih banyak yang belum mengetahui posisi tersebut beserta kualifikasi, keahlian hingga tugasnya seperti apa. Maka dari itu, penting untuk mengetahui informasi lebih mendalam mengenai posisi satu ini. Untuk lebih jelasnya, simak pembahasan dibawah ini.

Apa Itu Back Office?

Back office adalah posisi dalam perusahaan yang memiliki tanggung jawab untu mengurus sebuah laporan penjualan atau marketing. Selain itu, juga bertanggung jawab penuh atas laporan keuangan ataupun urusan dalam bidang administrasi. Dalam hal ini back office memiliki tugas utama untuk bertanggung jawab dalam mengatasi urusan laporan penjualan atau marketing, laporan keuangan serta masalah administrasi. Perlu diketahui jika back office memiliki tugas pengendalian. Beberapa tugas pengendalian tersebut, antara lain:

Baca Juga : Back Office Adalah: Pengertian dan Tugas Back Office

1. Pengendalian Konfirmasi Masuk dan Keluar

Pengendalian Konfirmasi Masuk dan Keluar
(Sumber: Talk-business.co.uk)

Semua konfirmasi pada proses transaksi masuk maupun keluar yang sebelumnya sudah dilakukan oleh The Dealing Room hanya boleh diterbitkan dan juga diterima oleh back office. Untuk menghindari adanya eksposure pada risiko yang tidak tercatat maka konfirmasi yang tidak diterima ataupun penerimaan konfirmasi tanpa aplikasi, dan selisih pada saat transaksi secara detail harus diselesaikan secepat mungkin.

2. Pemantauan dan Pelaporan Limit Risiko

Pelaporan pemakaian limit risiko harus bisa dipertahankan oleh back office secara independen. Selain itu, posisi ini juga harus bisa memelihara pada semua sistem limit dan juga akses terhadap semua sistem limit, seperti overnight, counterparty limit dan sebagainya harus diamankan dengan baik supaya tidak digunakan oleh orang yang tidak memiliki wewenang. Jika bank sudah membentuk Middle Office maka fungsi ini bisa dialihkan kepada Middle Office.

3. Pengendalian terhadap “Dealing Office”

Rekonsiliasi segera semua “dealing account” pada pengendalian yang sangat penting supaya bisa meyakini akurasi dari identifikasi eksposure risiko. Selisih, konfirmasi yang tidak diterima ataupun penerimaan cost tanpa aplikasi harus bisa segera diselesaikan untuk menghindari eksposure risiko yang tidak dicatat.

Selisih dan juga ite yang tidak selesai dalam rekening harus bisa ditempatkan dibawah pengawasan khusus manajemen satu dan yang lainnya. Hal ini dilakukan apabila suatu saat ini memiliki hal-hal tersebut memiliki dampak yang signifikan pada likuiditas serta dalam penyajian eksposure risiko yang tidak benar ataupun terjadinya fraud atau kolusi.

Baca Juga : Relationship Officer Adalah: Pengertian dan Tugas-Tugasnya

4. Pengendalian Terhadap Sistem Pembayaran

Pengendalian Terhadap Sistem Pembayaran
(Sumber: Harmony.co.id)

Prosedur dan juga sistem pada saat akan melakukan proses pembayaran sebaiknya menggunakan mekanisme dual control di back office yang independen dari fungsi dealing. Hal ini supaya setiap pembayaran harus aman dari akses penyogokan dan juga aman dari mereka yang tidak berwenang.

5. Penilaian Ulang dan Marking To Market

Semua jumlah suku bunga yang digunakan oleh pihak bank untuk melaksanakan marketing risiko pasar to market akan digunakan untuk menilai ulang aset ataupun keperluan model analisis risiko, seperti analisis Value at Risk harus dilakukan dari sumber yang independen dari dealing room. Tujuannya untuk menghidangkan asesmen yang independen terhadap risiko dan juga performance. Apabila bank sudah membentuk fungsi Middle Office maka tanggung jawab ini bida dilakukan oleh Middle Office.

Tugas Back Office 

Inilah beberapa tugas seorang back office, antara lain:

  • Memiliki tanggung jawab mengontrol atau mengecek barang-barang yang tidak terlalu laku untuk bisa diganti dengan barang baru.
  • Memiliki tanggung jawab untuk mengontrol barang-barang yang sudah mendekati masa kadaluarsa.
  • Memiliki tanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pemesanan barang terhadap supplier.
  • Memiliki tanggung jawab untuk mengontrol atau mengecek stok barang yang sudah hampir habis.
  • Melakukan urusan bagian utang piutang.
  • Memiliki tanggung jawab dalam mengelola laporan keuangan.
  • Memberikan laporan yang sudah tersaji lengkap menggunakan komputer lewat software khusus yang sudah disediakan.
  • Memonitoring dan melakukan pengecekan terhadap invoice serta pemasaran.
  • Memiliki tanggung jawab atas pengurusan berkas pembelian.
  • Bertanggung jawab .

Gaji Back Office

Pada umumnya, beberapa perusahaan sudah berani memberikan gaji karyawan yang menempati posisi ini sesuai UMR yang berlaku di setiap daerah. Akan tetapi., gaji yang diterima disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di suatu perusahaan. Biasanya juga gaji yang didapatkan disesuaikan dengan negosiasi atau kesepakatan yang dilakukan sebelum menempati posis ini. Rata-rata gaji staf back office di Indonesia sebesar Rp 4.325.577 per bulan.

4 Keahlian Back Office

Apabila tertarik untuk menempati posisi ini dalam perusahaan maka harus memiliki keahlian yang ditentukan. Berikut ini adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki sebelum melamar pekerjaan di posisi ini:

1. Bisa Mengoperasikan Komputer

Seseorang yang ingin menempati posisi ini diharuskan untuk mengoperasikan komputer. Paling tidak bisa mengoperasikan minimal MS office, seperti Ms word, Ms Excel dan sebagainya. Hal ini dikarenakan posisi ini memiliki tanggung jawab untuk membuat laporan penjualan, keuangan dan sebagainya.. Maka dari itu, supaya laporan bisa diselesaikan dengan baik maka harus bisa mengoperasikan komputer.

2. Memiliki Latar Belakang Pendidikan Minimal D3

Untuk bisa menempati posisi back office, calon pelamarnya harus memiliki latar pendidikan minimal D3. Alasannya karena perusahaan-perusahaan yang membutuhkan karyawan yang menempati posisi ini mencantumkan beberapa kualifikasi, salah satunya minimal harus lulusan D3.

3. Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik

Selain memiliki latar pendidikan minimal D3 dan bisa mengoperasikan komputer, pelamar posisi ini dituntut untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini harus dipenuhi supaya tugas-tugas back office bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Baca Juga : 10 Tugas Admin Marketing, Kualifikasi dan Gaji yang Layak

4. Memiliki Kemampuan Analisis yang Baik

Memiliki Kemampuan Analisis yang Baik
(Sumber: Manajemenbank.com)

Keahlian terakhir yang harus dimiliki oleh seorang back office adalah memiliki kemampuan analisis yang baik dan juga memiliki keahlian dalam bidang administrasi.

Peranan Back Office

Back office memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan atau organisasi. Hal ini tidak terlepas dari tugas-tugasnya yang didedikasikan secara khusus untuk menjalankan proses operasional, administrasi, akuntansi, finansial, audit, teknologi, pajak, pengolahan data, pembelian, legal, keamanan, dan juga kegiatan personal lain tanpa interaksi dengan pelanggan.

Sebagai tulang punggung perusahaan, back office harus bisa bekerjasama dengan semua pihak atau bagian yang ada dalam perusahaan. Jika hubungan kerjasama sudah terjalin dengan baik maka bisa mendukung fungsi Front Line menjadi bisa lebih optimal. Selain itu, juga harus selalu proaktif serta memiliki disiplin yang tinggi untuk mendukung kepentingan strategi perusahaan.

Back office juga memiliki tujuan untuk selalu menjaga internal kontrol yang berkualitas, bisa membangun budaya trust yang etis, bisa berkolaborasi dengan Front Line dan cerdas dalam mengatur setiap rencana. Nah itulah informasi tentang gaji dan keahlian back office yang harus diketahui. Bagi pembaca yang ingin melamar pekerjaan sebagai back office, diharapkan informasi diatas bisa membantu untuk lebih mengenal posisi tersebut.

Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.