Setiap karyawan yang akan berhenti bekerja harus mengajukan surat resign. Selain mematuhi prosedur, surat pengunduran diri karyawan juga menunjukan kesopanan terhadap perusahaan yang telah bersedia mempekerjakan Anda selama ini.
Kalau masuk perusahaan saja secara baik-baik, keluar dari perusahaan juga harus dengan baik, kan? Maka dari itu, Anda perlu mengetahui cara menyusun surat pengunduran diri yang benar dan sopan.
Cara Membuat Surat Pengunduran Diri Karyawan
Surat resign karyawan termasuk jenis surat resmi yang memiliki format. Isi surat terdiri dari bagian-bagian yang ditulis secara urut sehingga mudah dipahami. Berikut bagian-bagian surat yang dimaksud:
Baca Juga : CONTOH KALIMAT PEMBUKA SURAT LAMARAN PEKERJAAN YANG BENAR
1. Tanggal dan Tempat Penulisan Surat
Bagian ini memuat tanggal dan tempat Anda menulis surat resign. Tujuannya untuk menandai kapan surat tersebut diserahkan dan memudahkan pihak administrasi untuk melakukan arsip surat masuk.
Umumnya, tanggal dan tempat diletakkan di sebelah kanan pojok atas. Namun, Anda juga bisa menulis surat resign dengan format rata kiri sehingga tanggal dan tempat diletakkan di sebelah kiri atas.
2. Identitas Penerima Surat
Selanjutnya adalah bagian yang memuat identitas penerima surat pengunduran diri. Anda cukup mencantumkan nama lengkap atasan, jabatan dan lokasi perusahaan. Misalnya:
Kepada Yth.
Bapak Bambang Hartana
Manajer Bagian Marketing
di Jakarta
3. Salam Pembuka
Sebelum masuk ke bagian badan surat, Anda wajib memulainya dengan salam pembuka. Bentuk yang paling umum dipakai adalah “dengan hormat”.
Salam pembuka dalam surat merupakan bentuk penghormatan Anda kepada atasan dalam berkomunikasi secara tertulis.
4. Identitas Karyawan
Setelah dibuka dengan salam, Anda bisa melanjutkan ke bagian isi surat resign. Pada paragraf awal tulislah kalimat pengantar yang mengarah ke bagian identitas Anda sebagai karyawan yang akan mengundurkan diri.
Bagian identitas karyawan cukup memuat informasi dasar saja. Misalnya nama lengkap, alamat, nomor telepon, jabatan, dan nama departemen. Informasi tersebut akan memudahkan atasan untuk memproses surat resign yang Anda ajukan.
5. Alasan Mengundurkan Diri
Masih dalam bagian badan surat, setelah Anda menuliskan identitas maka lanjutkan ke paragraf yang memuat maksud dan alasan. Tuliskan alasan resign dengan singkat dan padat. Pastikan hal yang Anda jadikan alasan bersifat logis dan tidak dipaksakan.
6. Penutup
Terakhir adalah bagian penutup surat yang memuat ungkapan terima kasih kepada pihak perusahaan.
7. Nama Lengkap dan Tanda Tangan
Akhiri surat resign dengan membubuhkan tanda tangan tepat di atas nama lengkap Anda. Sedangkan bagian atas tanda tangan, cukup diisi dengan ungkapan “hormat saya”.
Pastikan Anda menggunakan pilihan kata yang sopan, ya, dalam menulis surat resign. Istilahnya, tinggalkanlah kesan terakhir yang baik agar karir Anda kedepannya juga cerah.
Sebab, terkadang Anda masih membutuhkan rekomendasi kerja dari perusahaan sebelumnya sebagai syarat mendaftar kerja di tempat lain. Apabila ingin menyusun surat pengunduran diri tulis tangan, maka pastikan tulisan Anda rapi sehingga mudah dibaca.
Baca Juga : CONTOH LAPORAN KEGIATAN PELATIHAN TERBARU SESUAI FORMAT
5 Contoh Surat Pengajuan Resign Karyawan yang Benar
Jika Anda membutuhkan referensi, berikut 5 contoh surat pengunduran diri sebagai karyawan yang resmi dan sopan:
1. Surat Pengunduran Diri Karyawan Perusahaan
| Jakarta, 11 Juli 2021 Kepada Yth. Bapak Kusuma Alwa Manajer HRD PT. Sukamakmur Indo, Karawang Dengan hormat, Berdasarkan peraturan yang berlaku di PT. Sukamakmur Indo, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jono Purnobo Alamat Asal : Jalan Kaktus Nomor 78B, Jakarta Timur Nomor Telepon : 0767676 Jabatan : Staff HRD Departemen : HRD Menulis surat ini dengan maksud untuk mengundurkan diri dari jabatan yang sudah saya emban selama 4 tahun di PT. Sukamakmur Indo. Adapun alasan saya adalah berpindah domisili ke Kalimantan Barat. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang selama ini Bapak berikan sehingga saya dapat mengabdikan diri pada perusahaan. Terima kasih saya haturkan atas kebaikan dan bimbingan Bapak selama saya bekerja sebagai staff HRD. Demikian surat pengunduran ini saya susun sesuai dengan prosedur perusahaan. Harapan besar saya tujukan kepada perusahaan supaya semakin sukses dan berkembang. Hormat saya, Jono Punorbo |
2. Surat Pengunduran Diri Karyawan Bank
| Surabaya, 16 Maret 2021 Kepada Yth. Bapak Santoso Purwo Kepala Cabang Bank Nuswan Surabaya Dengan hormat, Saya sebagai pihak yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Lengkap : Maemun Duwi Alamat Domisili : Perum Garwi Kencono 89G, Kalisari, Malang Nomor Telepon : 096576 Jabatan : Customer Service melalui surat ini, terhitung tanggal 13 Maret 2020, bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri sebagai Customer Service di Kantor Cabang Bank Nuswan di Surabaya yang Bapak pimpin. Adapun alasan saya adalah meneruskan usaha yang sudah dirintis orang tua. Saya berterima kasih atas kesempatan yang berharga untuk mengisi posisi Customer Service selama 3 tahun ini. Saya mendapat banyak pengalaman dan pelajaran untuk menjadi karyawan yang bekerja secara profesional. Sekaligus, saya juga berterima kasih kepada Bapak Ketua atas petuah dan bimbingan selama saya bekerja di bagian pelayanan di Kantor Cabang Bank Nuswan. Saya memohon maaf atas kelalaian yang pernah dilakukan. Semoga Kantor Cabang yang Bapak pimpin semakin maju pesat kedepannya. Demikian surat pengunduran diri ini saya tulis dengan sebenar-benarnya. Hormat saya, Maemun Duwi |
3. Surat Pengunduran Diri Karyawan Hotel
| Magelang, 1 Juli 2021 Kepada Yth. Bapak Achmad Bahad Kepala Bagian Personalia Hotel Aramba Sira, Magelang Dengan hormat, Melalui surat ini, saya selaku karyawan dengan identitas berikut: Nama : Awila Harun Alamat Asli : Dukuh Baruh RT 09 RW 10, Sleman Nomor Telepon : 0656544 Jabatan : Porter Bermaksud mengajukan pengunduran diri dari posisi Porter di Hotel Aramba Sira terhitung tanggal 11 Juli 2018, dengan alasan memiliki penyakit yang membutuhkan pengobatan rutin yang lama. Segala hal yang menjadi tanggung jawab saya sebagai Porter akan saya tuntaskan hingga masa pengunduran diri. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang diberikan kepada saya sehingga dapat menjadi bagian dari Hotel Aramba Sira. Demikianlah surat ini saya susun dengan penuh kesadaran diri tanpa mendapatkan desakan dari pihak manapun. Hormat saya, Awila Harun |
Baca Juga : MATERI BRIEFING PAGI DI KANTOR YANG EFEKTIF UNTUK KARYAWAN
4. Surat Pengunduran Diri Karyawan Supermarket
| Purworejo, 10 Desember 2018 Kepada Yth. Bapak Rida Mulya Kepala Supermarket Indoresik Cabang Purworejo Dengan hormat, Saya selaku karyawan di Supermarket Indoresik yang memiliki identitas sebagai berikut: Nama Lengkap : Suprapta Bagas Alamat Asal : Mekarjaya RT 05 RW 11, Tunggulagung Nomor Telepon : 045454 Jabatan : Supervisor terhitung dari tanggal 20 Desember 2018 bermaksud mengundurkan diri dari posisi Supervisor yang telah 3 tahun saya emban. Adapun alasan saya berhenti adalah ingin memulai usaha secara mandiri. Saya akan menyelesaikan semua urusan yang menjadi tanggung jawab saya sebagai Supervisor sampai tiba masa pengunduran diri. Atas kesempatan dan pengalaman bekerja yang berharga di Supermarket Indoresik yang Bapak pimpin, saya mengucapkan terima kasih. Harapan besar dari saya semoga supermarket ini semakin sukses di bawah pimpinan Bapak. Demikian surat ini saya susun murni dari keinginan sendiri tanpa mendapat pengaruh dari manapun. Hormat saya, Suprapta Bagus |
5. Surat Pengunduran Diri Karyawan Restoran
| Medan, 6 Maret 2021 Kepada Yth. Ibu Layla Halim Kepala Restoran Maha Lezat Medan Dengan hormat, Selaku pihak yang membubuhkan tanda tangan di bawah ini, saya: Nama Lengkap : Ayun Rahama Alamat Domisili : Perumahan Buru Mala Blok D Nomor 71, Marasaja Nomor Telepon : 02353 Jabatan : Kasir Melalui surat ini memiliki maksud untuk mengajukan pengunduran diri dari jabatan Kasir di Restoran Maha Lezat yang ibu pimpin. Alasan saya memutuskan berhenti bekerja adalah mengikuti suami berpindah ke luar kota. Selama 4 tahun bekerja, banyak pengalaman dan pelajaran yang saya dapatkan untuk bekal kehidupan saya nantinya. Saya menghaturkan terima kasih kepada ibu pimpinan atas kesempatan sekaligus bimbingan yang diberikan kepada saya selama ini. Saya berdoa untuk kesuksesan Restoran Maha Lezat. Demikianlah, surat pengunduran diri ini saya buat dengan rasa sadar tanpa tekanan dari pihak manapun. Hormat saya, Ayun Rahama |
Hal yang perlu diingat dalam menyusun surat pengunduran diri karyawan adalah mencantumkan identitas penerima, identitas diri sendiri, alasan berhenti bekerja yang jelas serta singkat dan ungkapan terima kasih.
Anda juga boleh menambahkan harapan bagi perusahaan yang ditinggalkan sebagai bentuk penghargaan yang tulus. Jangan lupa ya, untuk merangkai itu semua dengan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
