Setiap perusahaan atau organisasi pasti ingin memiliki karyawan atau anggota yang berkualitas dan dapat menyimpan datanya dengan baik. Data yang disimpan menjadi dasar untuk menentukan hak apa saja yang bisa diterima oleh karyawan tersebut. Hal inilah yang kemudian mendorong hadirnya HRIS. Dengan adanya HRIS, penyimpanan database karyawan akan menjadi lebih muda, bisa dikatakan HRIS adalah salah satu komponen penting untuk database karyawan di perusahaan.
Pengertian HRIS Adalah
Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berbentuk aplikasi perangkat lunak yang dapat membantu tata kelola dan pelaksanaan manajemen perusahaan. Contohnya seperti entry dan melacak data serta sumbernya untuk kepentingan divisi SDM, payroll, akuntansi dan pengambilan keputusan oleh top manajemen. Setiap karyawan harus menginput datanya ke dalam software ini, termasuk karyawan baru sekalipun. Data dapat diinput oleh seseorang yang bertugas maupun karyawan itu sendiri.
Baca Juga : Situs Pencari Kerja Terbaik untuk Korban PHK
Setelah menginput data, karyawan dapat menentukan hak yang akan diterima berdasar ketentuan yang dibuat oleh pihak manajemen perusahaan. Dengan software HRIS, karyawan dapat melihat berbagai hal seperti cuti, izin, jadwal masuk kerja, perhitungan gaji dan administrasi HR yang akan dilakukan secara otomatis.
HRIS memiliki tujuan utama yakni database karyawan yang ada di dalamnya secara penuh dapat digunakan untuk mendukung kegiatan operasional dan menyusun strategi perusahaan. Software ini menawarkan berbagai kemudahan dalam mengelola data karyawan.
Jenis dan Fungsi HRIS di Indonesia
Terdapat beberapa tipe atau jenis HRIS yang paling populer di Indonesia, meskipun semua jenis tersebut mempunyai tujuan yang sama yakni memberikan solusi bagi HR perusahaan. Jenis tersebut dibedakan berdasarkan kapabilitas dan karakter dari masing-masing sistem, jenis-jenis hris adalah sebagai berikut:
Baca Juga : Panduan dan Trik Sukses Lolos Tes Wawancara Kerja
1. HRIS (Human Resources Information System)
HRIS didesain untuk mengelola sumber daya manusia (SDM), kebijakan dan berbagai prosedur yang ada di perusahaan. Sistem ini memiliki tujuan yaitu sebagai panduan bagi karyawan terhadap informasi yang ada. Perusahaan yang menggunakan sistem ini akan memiliki keuntungan lebih baik.
Perusahaan akan lebih mudah berbagi informasi yang dapat menunjang performa atau kinerja karyawan. HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi sekaligus, seperti database karyawan, perekrutan, pelatihan, Human Resources Reporting, dan berbagai keuntungan manajemen lainnya.
2. HCM (Human Capital Management)
HCM merupakan sebuah sistem dengan berbagai elemen layaknya HRIS dan manajemen talenta perusahaan. Sistem HCM memungkinkan perusahaan merekrut karyawan dengan kewarganegaraan yang berbeda dengan perbedaan bahasa dan nilai mata uang. Sistem ini juga dapat memberikan solusi pada perencanaan gaji, mengatur tujuan, budget dan berbagai hal lainnya yang memiliki kaitan dengan performa individu di dalam perusahaan.
HCM juga berguna untuk orientasi dan pengenalan (onboarding), manajemen kinerja/performa, control posisi, melakukan pergantian kepemimpinan, global HR, dan menganalisa berbagai hal yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan.
3. HRMS (Human Resources Management System)
Sistem yang terakhir ini adalah yang paling lengkap diantara sistem lainnya. Selain menawarkan berbagai fungsi HRIS, sistem ini juga memiliki fungsi tambahan yakni payroll dan waktu/upah.
Sistem satu ini dapat menjadi sebuah solusi untuk mengatur waktu dan karyawan secara lebih detail. Sistem ini juga dapat digunakan untuk mengatur sistem penggajian dan TLM atau Time and Labor Management. Berbagai fitur terdapat di sistem ini, salah satunya adalah fitur scheduling, planning and assessment tools.
Cara Menerapkan HRIS
HRIS adalah sistem yang dapat diterapkan di semua pekerjaan HRD mulai dari data karyawan, absensi, penggajian sampai talent management. Semua data akan di input ke dalam dan akan secara otomatis diproses oleh sebuah sistem software/aplikasi. Contoh implementasi HRIS adalah sebagai berikut:
Baca Juga : Kupas Tuntas Jawaban “Apa yang Mendorong Anda Ingin Bekerja?”
1. Mengelola Data Absensi
Data absensi atau kehadiran karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Data absensi dapat digunakan untuk beberapa keperluan seperti perhitungan gaji sampai dengan track record yang berpengaruh terhadap performa karyawan itu sendiri. Data ini juga dapat dijadikan indikator kinerja dan kedisiplinan seorang karyawan.
Jika dulu perusahaan menggunakan catatan pada kertas untuk mendata kehadiran karyawan, saat ini hanya perlu menarik data dari software HRIS melalui mesin absensi seperti fingerprint scanner dan RFID (Radio-frequency Identification). Penggunaan software ini juga memudahkan pemantauan dan pengambilan data absensi karena database-nya terpusat dan dapat dilakukan secara online dimana saja. Hal ini sangat menguntungkan terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah yang saling berjauhan.
2. Cuti dan Izin
HRIS dapat digunakan oleh karyawan untuk mengajukan dan memperoleh persetujuan cuti dan izin. Pengajuannya pun tanpa harus datang ke kantor untuk mengisi formulir fisik yang menyita waktu. Cukup memasukkan data ke dalam sistem dan secara otomatis akan masuk ke bagian HR.
Setelah data pengajuan masuk ke dalam sistem, atasan akan segera memproses tanpa harus ke kantor atau bertemu dengan karyawan tersebut. persetujuan akan dilakukan melalui software/aplikasi secara online kapanpun dan dimanapun.
3. Multi Shift
Beberapa perusahaan memberlakukan shift kerja untuk karyawan bagian tertentu, terutama yang berkaitan dengan produksi. HRIS akan mempermudah mengakomodir situasi ini, sehingga bagian HRD tidak perlu repot-repot melakukan pendataan manual terhadap kehadiran karyawan pada waktu sift yang telah ditentukan.
Dengan adanya HRIS, karyawan ataupun HRD dapat membuat dan menentukan jadwal shift sendiri. Dengan sistem tersebut, karyawan yang bersangkutan dapat lebih nyaman melakukan pekerjaannya. Tidak ada Batasan jumlah sift. Jam kerja shift akan secara otomatis tersinkronisasi dengan skema lembur dan absensi. Selain menentukan jadwal shift, perusahaan juga dapat menentukan jam kerja berdasarkan hari, jam masuk dan pulang, jam istirahat serta durasi istirahat.
4. Penggajian
Data absensi yang tersinkronisasi dengan data gaji dapat diunduh selama periode tertentu. HRIS juga menyediakan template import rekap gaji yang dapat digunakan sebagai acuan untuk pembayaran gaji melalui aplikasi keuangan perbankan.
HRIS juga berperan terhadap perhitungan gaji dengan pemotongan iuran BPJS dan PPh 21 secara cepat, mudah dan akurat. Pemotongan dan perhitungan tentunya menggunakan metode yang berlaku sesuai peraturan perpajakan. Sistem ini juga menyediakan template untuk import ke aplikasi e-SPT PPh 21.
5. Talent Management
Bisa dibayangkan job desk bagian HR yang mengurus berbagai macam administrasi seperti rekap data absensi, data pengajuan izin dan cuti, shift, payroll sampai dengan talent management. Dengan adanya HRIS dapat membantu bagian HR untuk melakukan pemantauan terhadap kinerja karyawan, kelebihan/kekurangan yang dimiliki oleh karyawan, menemukan karyawan yang memiliki potensi terhadap jabatan tertentu dan melakukan manajemen KPI. Dengan adanya sistem ini bagian HR akan sangat terbantu dan pekerjaanya menjadi lebih ringkas namun memiliki hasil optimal.
Nah itulah penjelasan mengenai HRIS adalah beserta jenis, fungsi dan juga cara menerapkannya. Pada intinya secanggih apapun teknologi yang ada saat ini, suatu perusahaan maupun organisasi tetap membutuhkan tenaga manusia supaya pekerjaan bisa berjalan dengan baik.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
