Setiap perusahaan yang memiliki banyak karyawan akan merasa kesulitan untuk menilai pencapaian kinerja karyawan apabila tidak memiliki KPI. KPI atau Key Performance Indicator sangat diperlukan dalam penilaian karyawan. Hal ini dikarenakan penilaian karyawan sangat penting untuk dilakukan. Lalu apa yang dimaksud KPI dan bagaimana cara sukses membuatnya? Supaya lebih jelas, simak uraian dibawah ini.
Memahami Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)
KPI merupakan sebuah sistem yang sengaja diciptakan untuk mengukur atau menilai seperti apa kinerja dari suatu manajemen yang diterapkan pada suatu perusahaan. Tujuan perusahaan menggunakan KPI ini adalah untuk melihat dan mengevaluasi sejauh mana sistem yang diterapkan pada manajemen mereka telah berjalan. Apakah sesuai target atau tidak. KPI juga digunakan untuk menilai bagaimana performa dari karyawan.
Ada berbagai indikator yang terdapat pada KPI. Ukuran tersebut harus mempresentasikan kinerja dari semua bagian organisasi baik secara individu maupun yang memiliki kaitan antar bagian. Masih banyak perusahaan yang memiliki indikator KPI namun mengabaikan keterkaitan antar indikator. Diantara indikator atau karakteristik dari KPI adalah:
- Indikator yang digunakan sebagai alat ukur finansial dan non finansial
- Untuk mengukur regular measurements atau alat ukur yang sering digunakan
- Indikator yang diketahui oleh manajemen
- Telah diketahui, dimengerti dan dipahami oleh seluruh orang yang terlibat di dalam organisasi
- Bertanggung jawab terhadap individu dan tim
- Memiliki efek yang signifikan dan positif
Key Performance Indicator diukur selama periode tertentu seperti harian, mingguan dan juga bulanan. KPI harus secara terus menerus mendapatkan perhatian dari pihak manajemen. Jika memang ditemukan bukti bahwa telah ada penyimpangan, maka secara tegas pihak manajemen harus melakukan evaluasi, pembinaan, dan memanggil pihak terkait yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Baca Juga : Kupas Tuntas Jawaban “Apa yang Mendorong Anda Ingin Bekerja?”
Manfaat Key Performance Indicator
Key Performance Indicator mempunyai manfaat dalam melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Diantara manfaatnya adalah:
- Dapat dengan mudah melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan secara lebih objektif dan teratur, sehingga tingkat subjektivitas penilaian kinerja karyawan dapat dikurangi
- Karyawan lebih memahami target yang diharapkan oleh pihak manajemen
- Hasil kinerja karyawan akan lebih dapat diukur dan dapat dijadikan sebagai acuan untuk memberikan reward
- Perusahaan dapat memperoleh referensi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
- Dijadikan sebagai feedback atau umpan balik bagi setiap karyawan. Adanya feedback dapat mendorong kinerja karyawan ke arah yang lebih baik karena karyawan akan lebih terpacu untuk berkembang dan menyelesaikan setiap tugas yang diberikan oleh pihak manajemen
- Dapat menciptakan proses pembinaan terhadap karyawan secara lebih transparan dan sistematis
- Dapat digunakan sebagai dasar perencanaan karir dengan cara memberikan pelatihan yang tepat agar kemampuan semakin berkembang
Baca Juga : Panduan dan Trik Sukses Lolos Tes Wawancara Kerja
Cara Membuat Key Performance Indicator
Dalam membuat atau menyusun Key Performance Indicator (KPI) harus memperhatikan beberapa hal, seperti indikator kinerja harus spesifik, jelas/tidak ambigu dan tidak menimbulkan banyak pertanyaan, dan harus dapat diukur. Tidak bisa sembarangan untuk menentukan indikator yang ada pada Key Performance Indicator. Tujuannya agar setiap detail dan komponen tidak ada yang terlewatkan.
Dalam membuat Key Performance Indicator harus mengedepankan penilaian yang objektif, menyeluruh, dan terarah untuk semua karyawan. Tujuan jangka panjangnya adalah agar karyawan juga bisa berkembang secara berkelanjutan dengan baik dan sesuai indikator yang berlaku. Berbagai pertimbangan tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan dan juga perusahaan.
Dalam membuat Key Performance Indicator, harus mencakup 5 unsur pokok, yakni:
- Input yakni jumlah sumber daya yang berperan atau digunakan agar target dapat dicapai, meliputi jenis, jumlah dan kualitas
- Proses yakni aktivitas untuk mencapai sebuah target harus dijalankan dengan konsisten, efektif dan efisien
- Output atau banyaknya hasil yang dikeluarkan untuk mengukur setiap kinerja dengan menggunakan sumber daya yang ada
- Dampak/efek, harus fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai dan terus melakukan peningkatan, perubahan dan penambahan target
- Proyek, harus fokus pada keadaan dan progress atau perkembangan dari setiap program yang sedang berjalan.
Setelah memperhatikan 5 hal diatas, untuk membuat Key Performance Indicator (KPI) dengan mudah dapat melakukan 5 langkah dibawah ini. Langkah-langkah tersebut adalah:
Langkah 1 : Menguraikan tugas inti atau pekerjaan individu
- Mereview tugas inti atau menguraikan tugas utama dari pekerjaan
- Menuliskan tugas inti dan ekspektasi dari output yang akan dihasilkan
- Mereview dan bernegosiasi dengan kepala bagian/divisi apabila terdapat perubahan peran/fungsi pekerjaan
Langkah 2 : Mereview Tugas Khusus/Ad Hoc
- Mereview tugas khusus atau projek yang tidak termasuk dalam pekerjaan atau diluar peran/fungsi
- Harus memfokuskan pada tugas khusus yang bersifat urgent/mendesak, strategis dan sangat penting
Langkah 3: Menganalisis, Mensinergikan dan Merancang Sasaran Kinerja dari Hasil Langkah 1 dan 2
- Melakukan review terhadap proses langkah 1 dan 2
- Menggabungkan dan mensinergikan hasil yang diperoleh dari langkah 1 dan 2, kemudian dikembangkan menjadi bentuk rancangan sasaran kinerja (SK)
- Mengembangkan 5-8 sasaran kinerja untuk setiap individu yang terlibat
Langkah 4: Menentukan KPI dan Bobot KPI
- Setiap sasaran kinerja harus memuat 1-2 KPI
- Mengembangkan 5-10 KPI untuk seluruh sasaran kinerja
- Dalam melakukan pembobotan KPI, harus memperhatikan beberapa hal seperti:
- Semakin tinggi prioritas yang ditetapkan maka KPI harus memiliki bobot semakin besar
- Semakin tinggi tingkat kesulitan untuk mencapai target, maka bobot KPI harus semakin tinggi
- Semakin tingkat kredibilitas pencapaian KPI atau data pencapaian tidak mudah dimanipulasi maka bobot KPI semakin tinggi
Langkah 5: Menentukan Target dari Setiap KPI
Target dari setiap KPI yang dibuat harus memiliki dasar yakni memperhatikan baseline data atau data pencapaian pada tahun sebelumnya. Selain itu harus memperhatikan data benchmark industry sejenis dan target dari stakeholder berupa target yang ditetapkan oleh manajemen paling atas.
Untuk menentukan target dari setiap KPI dapat menggunakan metode SMART, yakni:
Spesifik: berarti target yang ditetapkan harus spesifik, contoh setiap karyawan harus mencapai 40 jam kerja setiap tahunnya
Measurable: berarti target harus terukur, semisal 100% atau 10 program harus dicapai
Achievable: memiliki arti meskipun target yang ditetapkan sangat tinggi dan menantang, namun harus dipastikan bahwa target tersebut harus dapat tercapai
Relevan: target yang ditetapkan harus tercapai dan relevan dengan sasaran kinerja dan KPI yang sudah disusun
Time: target yang dibuat harus memiliki batasan waktu, contoh pendapatan harus naik 10% di tahun 2018
Baca Juga : Situs Pencari Kerja Terbaik untuk Korban PHK
Dalam Mendefinisikan skor ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan, antara lain:
1. Maximum Key Performance Indicator
Dikatakan semakin baik, apabila raihan pencapaian oleh karyawan juga tinggi. Contohnya jumlah pelanggan baru, laba dan sebagainya. Perhitungan skor : Realisasi atau target x 100.
2. Minimize Key Performance Indicator
Jika pencapaian rendah, maka akan tergolong baik. Contohnya seperti jumlah temuan audit, jumlah komplain dan sebagainya. Perhitungan skor : Target atau Realisasi x 100.
Nah itulah informasi seputar KPI serta cara sukses membuat Key Performance Indicator dengan benar. Diharapkan informasi diatas bisa membuat pemilik perusahaan untuk segera memiliki KPI. Semoga informasi tersebut bisa bermanfaat.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
