Bagi Anda yang bekerja di sebuah perusahaan, kata payroll mungkin terdengar tak asing lagi. Hal yang satu ini memang erat kaitannya dengan upah atau gaji yang akan diterima pekerja. Betul, pada intinya payroll adalah tentang penggajian karyawan. Seperti apakah cara kerja serta fungsi dari perhitungan gaji tersebut?
Definisi Payroll
Seperti yang telah dituliskan di atas, payroll merupakan sistem administrasi penggajian di sebuah perusahaan atau secara singkat, dapat dikatakan dengan perhitungan gaji karyawan. Siapakah yang mengorganisir atau melakukan perhitungan tersebut? Payroll biasanya menjadi tugas dan pekerjaan rutin dari staff HRD, dimana perhitungannya akan melibatkan gaji pokok, berbagai tunjangan yang diterima pegawai, bonus, maupun uang lembur, dalam artian, total take home pay atau besaran nominal yang diterima karyawan tersebut.
Dalam perhitungannya, pada umumnya staff HRD membutuhkan waktu sekitar 3 jam hingga dua minggu setiap bulannya. Biasanya perhitungan dilakukan setelah tanggal cut off atau periode maupun batasan tanggal yang akan dihitung. Contohnya, tanggal 20 setiap bulannya.
Secara umum, data yang akan dibutuhkan untuk sistem payroll adalah:
- Rekap data absensi, meliputi cuti, izin maupun sakit.
- Perhitungan tambahan, meliputi: lembur, bonus, insentif, atau tunjangan.
- Perhitungan gaji lainnya, meliputi, pajak, atau potongan BPJS/ asuransi.
Baca Juga : Pengertian HRIS Adalah: Jenis, Fungsi dan Cara Menerapkan HRIS
Fungsi Payroll
Dalam perhitungannya tersebut, staff HRD bisa dibantu dengan aplikasi payroll. Fungsi dari sistem administrasi penggajian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menghitung Gaji yang Diterima Karyawan
Seperti yang kita ketahui, fungsi utama payroll adalah untuk menghitung gaji karyawan. Gaji tersebut akan meliputi beberapa poin penting, seperti: gaji pokok, potongan pajak, asuransi maupun BPJS kesehatan/ ketenagakerjaan, perhitungan reimburse karyawan, bonus atau insentif maupun tunjangan lainnya.
2. Membuat Formulir Pajak
Fungsi payroll berikutnya adalah untuk pembuatan formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan juga karyawan. Hal ini bisa menjadi lebih efektif dan efisien, tanpa membuang banyak waktu juga tenaga. Karena formulir tersebut bisa langsung dicetak dan diserahkan pada pihak yang dituju.
3. Penyimpanan Data yang Aman
Dengan perhitungan payroll melalui aplikasi, data karyawan akan tersimpan secara aman juga tanpa menghabiskan banyak waktu untuk menginput. Karena hal-hal penting tersebut akan tersimpan secara otomatis.
4. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan akan memiliki perhitungan gaji dan data yang tentunya berbeda-beda. Sistem payroll bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang menjalankannya berdasarkan fitur-fitur yang dipilih, seperti: absensi, penjadwalan, perizinan dan lain sebagainya.
5. Kemudahan dalam Mengakses Data
Dengan aplikasi sistem payroll ini, karyawan dapat mengakses data dirinya termasuk melihat jumlah potongan, tunjangan, insentif dan lain sebagainya. data dari sistem ini juga dapat terupdate secara otomatis.
6. Pembuatan Laporan
Setelah perhitungan gaji tersebut, akan dibutuhkan laporan untuk kebutuhan Analisa. Transaksi payroll tersebut bisa dihitung dan datanya yang detail tersebut mudah disajikan sebagai bahan laporan kepada perusahaan nantinya.
Baca Juga : Fungsi Attendance Management dan Manfaatnya Dalam Perusahaan
Cara Perhitungan Sistem Payroll
Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, karyawan akan dibagi ke dalam dua jenis, yaitu Karyawan Tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Karyawan Kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).
Dapat digaris bawahi bahwa, PKWT merupakan perjanjian antara perusahaan dan karyawan dalam kurun waktu tertentu, sedangkan PKWTT ialah perjanjian kerja yang sifatnya tetap.
Seperti apa perbedaan karyawan tetap dan kontrak tersebut? Bukan hanya meliputi nominal gaji, namun termasuk perhitungannya yang meliputi beberapa keputusan seperti jabatan dan kategori karyawan, serta waktu lamanya atau periode kerja seseorang.
Kedua jenis karyawan tersebut dapat dibedakan melalui beberapa indikator, seperti:
1. Waktu
Pada PKWT ada jangka waktu tertentu, pada PKWTT perusahaan akan terus mengikat hingga pekerja pensiun, mengundurkan diri, maupun meninggal dunia.
2. PHK
PHK atau pemutusan hubungan kerja, pada karyawan PKWT proses ini akan berjalan dengan sendirinya berdasarkan peraturan yang berlaku tanpa melalui proses Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (LPPHI). Pada karyawan PKWTT, harus melalui berdasarkan alasan yang pasti dan melalui lembaga tersebut.
3. Kewajiban Perusahaan
Pada karyawan PKWT, perusahaan tidak wajib memberikan pesangon. Namun pada PKWTT, perusahaan harus memberikan pesangon atau melaksanakan kewajiban yang telah diatur juga mempertanggungjawabkannya.
4. Masa Percobaan
Pada karyawan PKWT tidak ada masa percobaan terlebih dahulu, berbeda dengan karyawan PKWTT yang melalui masa percobaan atau probation.
5. Kontrak Kerja
Dalam PKWT, kontrak kerja dibuat secara tertulis dengan huruf latin dan dalam Bahasa Indonesia, sedangkan dalam PKWTT, bisa hanya melalui lisan saja.
Baca Juga : Ini Penjelasan Lengkap Apa Itu Personalia dan Tugas-Tugasnya
Cara Perhitungan Gaji
Berdasarkan informasi di atas, gaji karyawan bisa dihitung sebagai berikut:
1. PKWT
Gaji = (jumlah hari kerja : jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan
Contoh
A merupakan karyawan PKWT di sebuah perusahaan dengan gaji Rp5.000.000
Jumlah hari kerja adalah 25 hari, dan A masuk kantor sebanyak 22 hari, maka:
Gaji = (jumlah hari kerja : jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan
= (22:25) x Rp5.000.000
= Rp.4.4000
Jadi, perhitungan gaji bersih A adalah sebesar Rp4.400.000
2. PKWTT
Gaji Sebulan Nominal gaji : persentase potongan
Contoh:
B adalah karyawan tetap dengan gaji Rp10.000.000, maka
Gaji Sebulan= Nominal gaji : persentase potongan
= Rp10.000.000 : 5% biaya jabatan
= Rp10.000.000 – Rp500.000
= Rp9.500.000
Catatan:
- Gaji tersebut belum termasuk perhitungan lembur, insentif, asuransi maupun tambahan atau pengurangan lainnya.
- Pada PKWTT ada pula perhitungan Penghasilan Kena Pajak (PKP) dan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan yang nilainya sudah ditetapkan pemerintah yang dihitung dari gaji netto setahun, dengan nominal seperti berikut:
3. Besaran PTKP
a. Wajib Pajak Tidak Kawin Tanpa Tanggungan
Tidak Kawin/TK0
Rp54.000.000
b. Wajib Pajak Tidak Kawin dengan 1 (Satu) Tanggungan
Tidak Kawin/TK1
Rp58.500.000
c. Wajib Pajak Kawin dengan 2 (Dua) Tanggungan
Tidak Kawin/TK2
Rp63.000.000
d. Wajib Pajak Kawin dengan 3 (Tiga) Tanggungan
Tidak Kawin/TK3
Rp67.500.000
e. Wajib Pajak Kawin Tanpa Tanggungan
Kawin/K0
Rp58.500.000
f. Wajib Pajak Kawin dengan 1 (Satu) Tanggungan
Kawin/K1
Rp63.000.000
h. Wajib Pajak Kawin dengan 2 (Dua) Tanggungan
Kawin/K2
Rp67.500.000
i. Wajib Pajak Kawin dengan 3 (Tiga) Tanggungan
Kawin/K3
Rp72.000.000
j. Wajib Pajak Kawin dan Penghasilan Istri Digabung dengan Penghasilan Suami
Kawin/K/I/0
Rp112.500.000
k. Wajib Pajak Kawin dan Penghasilan Istri Digabung dengan Penghasilan Suami dengan 1 (Satu) Tanggungan
Kawin/K/I/1
Rp117.000.000
l. Wajib Pajak Kawin dan Penghasilan Istri Digabung dengan Penghasilan Suami dengan 2 (Dua) Tanggungan
Kawin/I/2
Rp121.500.000
m. Wajib Pajak Kawin dan Penghasilan Istri Digabung dengan Penghasilan Suami dengan 3 (Tiga) Tanggungan
Kawin/I/3
Rp126.000.000
4. Ada pula perhitungan pajak atau PPh 21 yang dihitung berdasarkan PTKP di atas
Contohnya:
a. Metode Gross (Gaji Kotor Tanpa Tunjangan Pajak)
Gaji pokok: Rp 10.000.000/bulan atau Rp 120.000.000/tahun
Tarif PPh: 15%
PPh 21 (yang ditanggung sendiri): Rp 9.900.000/tahun atau Rp 825.000/bulan
Gaji bersih (take home pay): Rp 9.175.000
b. Metode Gross-Up (Gaji Bersih dengan Tunjangan Pajak)
Gaji pokok: Rp 10.000.000/bulan atau Rp 120.000.000/tahun
Tarif PPh: 15%
Tunjangan pajak (dari perusahaan): Rp 9.900.000/tahun atau Rp 825.000/bulan
Total gaji bruto: 10.825.000
Nilai PPh 21 (yang dibayarkan perusahaan): Rp 825.000/bulan
Gaji bersih (take home pay): Rp 10.000.000/bulan
c. Metode Net (Gaji Bersih dengan Pajak Ditanggung Perusahaan)
Gaji pokok: Rp 10.000.000/bulan atau Rp 120.000.000/tahun
Total gaji bruto: Rp 10.000.000
Tarif PPh 21: 15%
Pajak yang ditanggung perusahaan: Rp 9.900.000/tahun atau Rp 825.000/bulan
Nilai PPh 21 (yang dibayarkan perusahaan): Rp 825.000/bulan
Gaji bersih (take home pay): Rp 10.000.000/bulan
Informasi di atas telah mengulas definisi payroll, sistem perhitungannya, fungsi hingga contoh perhitungan gaji karyawan. Semua bergantung pada aturan pemerintah mengenai Undang-Undang ketenagakerjaan juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk perhitungan payroll sendiri, kini ada aplikasi yang dapat membantu, mempermudah dan meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
