Penilaian kinerja karyawan merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan oleh perusahaan secara berkala. Tujuan dari penilaian kinerja karyawan ini adalah untuk memantau bagaimana performa karyawan saat bekerja, apakah ada yang harus diperbaiki atau tidak? Melakukan penilaian kinerja karyawan juga dapat menjadi tolak ukur bagi perusahaan apakah tujuan yang telah ditetapkan berhasil tercapai atau tidak.
Selain kedua tujuan tersebut, sebenarnya penilaian kinerja karyawan atau biasa disebut evaluasi kerja juga bertujuan untuk merencanakan pengembangan karir bagi setiap karyawan perusahaan. Jika ternyata ditemukan karyawan yang kualitas kinerjanya menurun, perusahaan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan, sehingga produktivitas karyawan akan lebih meningkat.
Metode dan Teknik Penilaian Kinerja Karyawan
Untuk dapat memberikan penilaian kinerja yang fair dan objektif, maka harus melakukannya dengan metode dan teknik yang tepat. Adapun panduan untuk melakukan penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut.
1. Mendesain Proses Tinjauan Kinerja yang Sah Secara Hukum
Perlu diketahui jika dalam memberikan penilaian kerja, tidak boleh ada diskriminasi terhadap ras, warna kulit, agama, jenis kelamin maupun kebangsaan apa pun. Hal ini dinyatakan oleh Patricia King dalam bukunya ‘Performance Planning and Appraisal’, bahwa hukum mengharuskan penilaian kinerja hanya yang terkait pekerjaan dan valid.
Di mana penilaian tersebut berdasarkan analisis menyeluruh terhadap pekerjaan; standar bagi seluruh karyawan; dan dilakukan oleh orang-orang yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang pekerjaan tersebut. Jadi apabila ada karyawan yang protes karena penilaian yang tidak adil, karyawan tersebut dapat mengajukan keluhan pada supervisor atasannya. Dan proses ini harus dijelaskan dengan gamblang dalam kebijakan personalia.
2. Mendesain Formulir Standar untuk Penilaian Kinerja
Adanya formulir standar yang berfungsi sebagai tempat untuk penilaian kinerja para karyawan juga menjadi hal yang sangat penting. Yakni dengan menyertakan nama karyawan, tanggal formulir kinerja selesai, tanggal yang menentukan interval waktu di mana karyawan sedang dievaluasi, dimensi kinerja, sistem penilaian, ruang untuk komentar di setiap dimensi, bagian terakhir untuk keseluruhan komentar, bagian akhir untuk rencana tindakan yang harus diambil dalam mengatasi permasalahan, serta tanda tangan supervisor dan karyawan.
Baca Juga : Daftar Pertanyaan Wawancara Kerja Paling Sulit dan Jawaban
3. Menjadwalkan Tinjauan Kinerja Perdana Selama 6 Bulan Pertama Sejak Karyawan Mulai Bekerja
Bagi karyawan baru, sebaiknya dilakukan peninjauan kinerja perdana dalam rentang waktu 6 bulan sejak karyawan mulai bekerja. Sehingga apabila ditemui kualitas kinerja yang tidak sesuai dengan ekspektasi, maka atasan dapat segera merencanakan tindakan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Berikutnya peninjauan kinerja dapat dilakukan setahun sekali.
4. Memulai Proses Review Kinerja Karyawan dan Pertemuan yang Akan Datang
Pihak yang memberikan penilaian kinerja sebaiknya memberitahu bahwa peninjauan kinerja yang dijadwalkan sedang dimulai, dan tidak luput juga mengingatkan pada para karyawan apa saja yang terlibat dalam proses penilaian tersebut. Selain itu, jadwalkan juga rapat sekitar 2 minggu.
5. Meminta Karyawan untuk Aktif dalam Menyarankan Setiap Pembaruan pada Job Description dan Berikan Input Tertulis ke Penilaian Kinerja
Pihak yang memberikan penilaian kinerja sebaiknya dapat saling bertukar feedback secara tertulis dengan karyawan saat rapat peninjauan. Yakni dengan meminta karyawan untuk aktif dalam merekam input mereka pada lembar mereka sendiri. Namun perlu diperhatikan bahwa karyawan sudah harus menerima uraian tugas serta tujuan dengan baik sebelum peninjauan, setidaknya setahun sebelumnya. Dan karyawan juga harus memahami prosedur dan formulir penilaian kinerja.
Baca Juga : Tips dan Trik Rahasia Menjawab Kelebihan dan Kekurangan saat Interview
6. Mendokumentasikan Input
Pihak yang melakukan penilaian kinerja harus memberikan penilaian secara valid, yakni dengan memiliki kontak yang cukup dengan setiap karyawan. Hindari menilai hal-hal sensitif yang tidak berkaitan dengan pekerjaan seperti SARA, status cacat, dan sebagainya, tapi gantinya dengan mencatat prestasi besar yang telah dicapai oleh karyawan, kekuatan dan kelemahan yang sesuai dengan dimensi pada formulir penilaian, serta saran tindakan atau pelatihan atau pengembangan bagi karyawan untuk meningkatkan performa kerja.
7. Menyelenggarakan Rapat Penilaian Kinerja
Nyatakan pada karyawan bahwa rapat penilaian kinerja ini bertujuan untuk bertukar umpan balik dan merencanakan tindakan yang harus dilakukan di masa mendatang. Pihak yang melakukan penilaian kinerja sebaiknya membiarkan karyawan berbicara lebih dulu dengan menyebutkan input mereka. Lalu berikan respon dengan input dari penilai.
Setelah proses penilaian selesai, baru lakukan diskusi terhadap bagian yang tidak disetujui. Hindari bersikap defensif. Baiknya diskusikan perilaku karyawan, bukan kepribadiannya. Dorong mereka untuk aktif dalam berpartisipasi, dan jadilah penilai yang suportif. Kemudian akhiri meeting dengan nada positif.
8. Memperbarui dan Menyelesaikan Formulir Penilaian Kinerja
Dari hasil diskusi saat meeting penilaian kinerja itu, kemudian lakukan pembaruan formulir penilaian kinerja final. Yakni dengan menambahkan komentar yang telah disetujui. Apabila karyawan ingin menambahkan input tertulis ke formulir final, karyawan tersebut harus dapat melakukannya yang tentu saja dengan persetujuan. Kemudian pengawas dan karyawan menandatangani formulir sebagai bentuk kesepakatan antara dua belah pihak. Nantinya formulir dan rencana tindakan tersebut ditinjau setiap beberapa bulan, biasanya dilakukan selama meeting dengan karyawan.
9. Jangan Membuat Karyawan Terkejut Selama Meeting Penilaian Kinerja
Ketika ditemui masalah kinerja dalam bentuk apapun, maka harus segera diatasi tanpa menunggu jadwal meeting. Jadi karyawan yang bersangkutan sudah harus diberitahu secara pribadi, sehingga saat meeting nanti karyawan tidak akan terkejut saat diungkapkan untuk kedua kalinya. Dengan begini karyawan tidak akan merasa diperlakukan tidak adil oleh supervisor.
Instrumen dan Kriteria dalam Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan menggunakan instrumen berupa formulir penilaian kinerja yang secara mandiri dibuat oleh perusahaan. Selain itu harus memenuhi 2 kriteria, yaitu fair, dan objektif. Pihak yang bertugas dalam menilai kinerja karyawan harus dapat mengevaluasi kinerja karyawan di perusahaan dengan tanpa melibatkan perasaan, tapi secara rasional. Karena penilaian kinerja karyawan ini bukan merupakan sarana dalam memilih siapa karyawan ‘favorit’, tapi lebih kepada menilai sudah bagus atau tidak kualitas kinerja karyawan dalam periode tertentu. Biasanya penilaian kinerja ini dilakukan setiap setahun sekali.
Untuk itu, dalam melakukan evaluasi kerja, penilaian harus memenuhi kriteria fair dan objektif. Adapun elemen dari tiap kriteria disebutkan sebagai berikut:
Baca Juga : Syarat, Ciri-ciri, dan Kriteria Pakaian Interview yang Disukai HRD
1. Fair
Di mana artinya penilaian kinerja tersebut berdasarkan standar yang telah disepakati bersama. Untuk dapat disebut fair, penilaian kinerja harus memperhatikan 5 elemen berikut:
- Sasaran kinerja yang jelas
- Sasaran disepakati bersama
- Sasaran berkaitan dengan uraian jabatan
- Pertemuan tatap muka
- Diskusi
Jika penilaian kinerja tidak dibuat berdasarkan 5 elemen di atas, maka penilaian kinerja karyawan tersebut dinilai tidak fair.
2. Objektif
Selain memenuhi kriteria fair, penilaian kinerja karyawan juga harus memenuhi kriteria objektif. Objektif di sini artinya nilai-nilai yang diberikan terhadap kinerja karyawan harus sesuai dengan tingkat pencapaian masing-masing karyawan. Penilaian harus mempertimbangkan 6 poin supaya penilaian kinerja itu dapat disebut objektif.
- Data aktual
- Perilaku karyawan baik yang positif maupun negatif
- Keberanian serta ketegasan
- Sistem penilaian yang terstruktur
- Formulir yang tidak rumit
- Kemampuan menilai
Itulah informasi seputar sistem penilaian kinerja karyawan lengkap dengan metode, teknik, instrumen serta kriterianya. Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk para pembaca semua ya!
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
