Ketika bekerja di sebuah perusahaan tentu tidak akan terlepas dari kegiatan acara rapat. Rapat ini bertujuan untuk merancang arah yang akan dituju dan sebagai bentuk pemecahan masalah yang terjadi di kantor.
Namun, kadang rapat tidak selalu tepat dan terasa membosankan. Ini terjadi karena waktu pelaksanaan rapat yang tidak sesuai undangan atau kegiatan rapat yang sebenarnya tidak tersusun. Nah, untuk menghindari hal tersebut tentunya membutuhkan susunan acara rapat supaya rapat bisa dilaksanakan, yang mana susunan tersebut menjadi panduan terhadap waktu pelaksanaan serta kegiatan yang akan dibahas selama rapat. Langsung saja simak ulasan susunan acara rapat berikut:
Baca Juga : Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dan Jenis-Jenisnya
Apa Itu Susunan Acara Rapat?
Susunan acara rapat adalah sebuah urutan yang sistematis secara terperinci mengenai jalannya kegiatan acara yang akan berlangsung selama rapat berlangsung. Selain itu, sebelum dilangsungkannya acara rapat langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat sebuah susunan acara terlebih dahulu.
Hal ini karena jika di dalam sebuah rapat tidak ada susunan acaranya, maka rapat tersebut besar kemungkinan akan menjadi berantakan dan struktur penyusunannya tidak tertata secara rapih sehingga acara rapat menjadi tidak berjalan dengan baik dan kondusif.
Baca Juga : Jawaban-Jawaban Terbaik Pertanyaan Alasan Melamat Pekerjaan
Format Susunan Acara Rapat Kerja di Kantor
Susunan acara rapat memiliki format yang bisa dijadikan patokan dalam menentukan acara rapat. Berikut formatnya:
- Pembukaan
- Sambutan
- Laporan Program Kerja
- Coffee Break / Snack
- Pembahasan Program Kerja
- Do’a
- Penutup
Contoh Susunan Acara Rapat Kerja di Kantor
Contoh Pertama
Assalamualaikum wartahmatullahi wabarakatuhu
Yang terhormat Bapak/Ibu (nama) selaku ketua (pimpinan tertinggi
Yang terhormat Bapak/Ibu (nama) selaku manager (nama jabatan)
Yang terhormat Bapak dan Ibu sekalian yang hadir dalam rapat kali ini.
Dengan mengucapkan puji serta syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas karunianya kita bisa
berkumpul bersama-sama untuk menghadiri acara rapat kali ini dengan keadaan sehat walafiat.
Untuk mengawali acara rapat kali ini alangkah baiknya jika kita berdoa terlebih dahulu menurut keyakinan masing-masing. Berdoa menurut keyakinan masing-masing saya persilakan. Berdoa selesai.
Adapun acara rapat hari ini dengan tema ( … ) dan akan membahas mengenai ( … ).
Berikut susunan acara rapat hari ini :
- Pembukaan dan sambutan dari Bapak/Ibu (nama) selaku (jabatan).
- Acara inti pembahasan rapat yang akan dipandu langsung oleh narasumber kali ini yaitu bapak (nama).
- Coffee break dan ishoma pada jam 12 siang nanti sampai dengan jam 1 siang.
- Dilanjutkan kembali pembahasan rapat.
- Dan yang terakhir adalah penutupan.
Untuk pembukaan acara kali ini, saya persilahkan kepada Bapak/Ibu (nama) selaku (jabatan) untuk memberikan beberapa kata sambutan sebelum mengawali acara rapat kali ini.
Untuk bapak/Ibu (nama) saya persilakan waktu dan tempatnya.
Demikian sambutan dari Bapak/Ibu (nama). Terima kasih atas sambutannya.
Selanjutnya kita telah sampai pada acara inti pembahasan. Saya persilakan kepada Bapak/Ibu (nama) sebagai narasumber, waktu dan tempatnya saya persilahkan.
Isi Rapat
Hadirin acara rapat yang terhormat, sampailah kita pada penghujung acara rapat kali ini. Semoga hasil rapat bisa berguna untuk ke depannya. Atas nama pribadi saya ucapkan terima kasih dan mohon maaf atas kekurangan dalam penyampaian. Acara rapat kali ini kita tutup dengan bacaan hamdalah bersama-sama.
Contoh Kedua
Yang kami hormati Bapak/Ibu (nama) selaku (jabatan tertinggi pertama)
Yang kami hormati Bapak/Ibu (nama) selaku (jabatan tertinggi kedua), terima kasih atas kehadirannya pada acara rapat kali ini dengan tema : (…)
Saya di sini sebagai moderator sekaligus MC pada acara rapat kali ini. Dan bapak (nama) selaku instruktur dan narasumber dalam topik kali ini.
Sebelum rapat dimulai ada baiknya jika kita berdoa terlebih dahulu menurut keyakinan dan kepercayaan masing-masing. Berdoa saya persilakan. Berdoa selesai.
Adapun susunan acara rapat kerja rapat ini yaitu:
- Pembukaan
- Sambutan dari narasumber Bapak/Ibu (…)
- Materi dan pembahasan acara rapat
- Coffe break dan istirahat sampai jam 1 siang
- Lanjutan rapat
- Penutup.
Kepada Bapak/Ibu (nama) saya persilakan untuk memberikan kata sambutan. Waktu dan tempat saya persilahkan.
Isi Acara Rapat
Demikianlah acara rapat kerja kali ini. Semoga hasil yang telah dicapai bisa diterapkan pada pekerjaan sehari hari dan bisa berguna bagi kemajuan perusahaan ke depannya.
Alhamdulillah, kita telah sampai pada penutup acara. Marilah kita berdoa mengucap syukur atas apa yang telah kita lalui hari ini. Berdoa menurut keyakinan dan kepercayaan masing-masing dimulai.
Terima kasih saya ucapkan kembali, saya selaku moderator dan MC acara rapat kali ini mengucapkan mohon maaf yang sebesar-besarnya jika ada kesalahan pengucapan kata.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuhu
Contoh Ketiga
SUSUNAN ACARA
RAPAT PROGRAM TRAINING PENJUALAN DENGAN METODE BARU
Hari/Tanggal : Rabu, 14 Maret 2020
Pembawa Acara : Lia Maulina, S.E.
| NO. Waktu | ACARA | PENYAJI |
| 09.00 – 09.05 WIB | Pembukaan | Pembawa Acara (MC) |
| 09.05 – 09.10 WIB | Sambutan Pimpinan | Ayu Marlina, M.M (Direktur Utama) |
| 09.10 – 09.20 WIB | Laporan Kepala Divisi Produksi | Ibu. Meyrizka, S.E. |
| 09.20 – 09.30 WIB | Laporan Kepala Divisi Pemasaran | Bpk. Aldi Gunawan, S.E. |
| 09.30 – 09.40 WIB | Kepala Divisi Keuangan | Seksi Konsumsi |
| 09.40 – 10.15 WIB | Coffe Break | Bpk. Satria, S.E. |
| 10.15 – 11.10 WIB | Pembahasan Kegiatan Training | Ayu Marlina, M.M. (Direktur Utama) |
| 11.10 – 12.20 WIB | Sesi Tanya Jawab | Peserta Rapat |
| 12.20 – 12.30 WIB | Kesimpulan dan Penutup | Pembawa Acara (MC) |
Baca Juga : Lagu Pengantar Kerja yang Membakar Semangat Di Hari Senin
Fungsi Susunan Acara
Setelah mengetahui format dan contoh susunan acara rapat kantor. Berikut ini akan dibahas mengenai beberapa fungsi susunan acara secara umum.
1. Acara Lebih Tersusun Rapi
Fungsi pertama dari adanya susunan acara rapat yaitu ditujukan untuk membuat acara rapat menjadi lebih tersusun, lebih rapi dan lebih teratur. Dikarenakan semua kegiatan atau penyelenggaraan di acara rapat telah diatur berdasarkan waktu, maka acara juga hendaknya mengikuti atau menyesuaikan durasi sehingga acara dapat dimulai dan selesai sesuai waktu yang telah di sepakati sebelumnya.
2. Acara Lebih Sistematis
Adanya susunan acara akan membuat durasi acara tersusun secara sistematis, seperti halnya jika satu penyelenggaraan ditentukan 5-10 menit, maka dalam duarsi tersebut harus selesai untuk bisa melanjutkan ke acara selanjutnya.
3. Mengurangi Kesalahan Koordinasi
Dibuatnya susunan acara akan mencegah terjadinya kesalahan karena acara yang akan diselenggarakan telah terencana dan segala sesuatu yang akan ditampilkan telah disiapkan sebelumnya.
4. Sebagai Bahan Evaluasi
Setelah melaksakan rapat, maka sudah bisa mengetahui kekurangan apa yang harus dihilangkan atau diperbaiki untuk rapat selanjutnya. Atau apakah acara rapat yang telah selenggarakan sudah sesuai atau belum dengan keinginan.
Itulah format dan contoh susunan acara rapat kerja di kantor yang bisa jadi panduan untuk melakukan acara rapat. Semoga bermanfaat.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
