Setiap perusahaan pasti memiliki bagian administrasi. Dimana karyawan yang berposisi sebagai admin memiliki tugas yang sangat kompleks. Tanpa adanya karyawan di posisi ini maka kehidupan perusahaan tidak akan berjalan dengan baik. Seseorang yang menempati posisi ini dituntut untuk memiliki hubungan yang baik dengan karyawan lainnya. Alasannya karena hal ini berkaitan dengan tugasnya yang berhubungan dengan manajemen perusahaan serta karyawan. Adapun tugas utama dari seorang administrasi umum adalah merekap data, mengelola dokumen serta menyimpannya dokumen maupun data dengan baik. Selain itu, masih banyak tugas administrasi umum lainnya.
12 Tugas Administrasi Umum
Perlu diketahui jika tugas seorang administrasi umum dalam suatu perusahaan sangatlah banyak sehingga perlu untuk mencari karyawan berkompeten yang menempatinya. Berikut ini akan disebutkan beberapa tugas yang harus dijalankan oleh administrasi umum.
Baca Juga : Syarat Administrasi, Biaya dan Cara Daftar Ruang Guru
1. Membuat Surat
Dalam suatu perusahaan pasti sering membuat surat. Dimana tugas untuk membuat surat diserahkan kepada admin. Admin akan membuat surat yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan, seperti surat kontrak pekerjaan, surat jalan, surat perintah kerja dan surat-surat lainnya.
Surat yang dibuat admin ini tidaklah sulit karena biasanya setiap perusahaan sudah memiliki template sehingga admin hanya perlu mengganti beberapa bagian surat. Namun, ada juga admin yang memilih untuk membuat surat terbaru sesuai dengan permintaan.
2. Membuat Agenda Kantor
Tugas administrasi umum selanjutnya adalah membuat agenda kantor. Membuat agenda kantor ini menjadi tugas dari admin yang paling penting. Beberapa agenda untuk kegiatan kantor yang harus dibuat oleh admin adalah menyiapkan pertemuan dengan klien, membuat jadwal meeting dengan pihak luar dan sebagainya.
3. Mengelola Dokumen Perusahaan
Seseorang yang memiliki posisi sebagai admin perusahaan juga mempunyai tugas untuk mengelola dokumen. Seperti yang diketahui jika dokumen yang dimiliki perusahaan sangat banyak sehingga harus dikelola dengan baik agar tidak hilang atau rusak. Beberapa dokumen penting perusahaan seperti catatan harian, laporan keuangan, notulensi rapat dan masih banyak lagi.
Untuk mengerjakan tugas ini, admin diharuskan untuk memiliki skill perkantoran secara umum dengan sangat baik. Alasannya karena mengelola dokumen perusahaan membutuhkan fokus serta kesabaran.
4. Melakukan Pengarsipan Data
Tugas bagian administrasi perusahaan selanjutnya yaitu melakukan pengarsipan data. Tugas satu ini penting untuk dilakukan karena pengarsipan data bertujuan supaya data atau file bisa tersimpan dengan rapi dan terstruktur. Arsip data itu sendiri bisa dibedakan menjadi dua yaitu arsip data fisik dan arsip data digital atau elektronik.
Contoh dari arsip data fisik adalah bukti transaksi, laporan, surat jalan dan sebagainya. Untuk arsip data digital atau elektronik nantinya akan disimpan dalam bentuk file di komputer perusahaan.
5. Mengangkat Telepon
Mengangkat telepon merupakan pekerjaan yang sangat mudah dan menjadi tugas seorang admin. Meski pekerjaan ini sangat sederhana dan mudah dilakukan tetapi saat mengangkatnya harus tetap memperhatikan etika dan juga gaya bahasa yang digunakan. Usahakan untuk menggunakan gaya bahasa yang sopan dan ramah. Seorang admin diharuskan untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Baca Juga : Syarat Administrasi, Biaya dan Cara Daftar Haji
6. Melakukan Entri Data
Tugas administrasi selanjutnya yaitu melakukan entri data-data perusahaan. Input dan mengelola data merupakan tugas administrasi umum yang paling utama. Data-data yang diinput tersebut merupakan data penting milik perusahaan. Contohnya seperti data-data konsumen, data transaksi dari klien dan sebagainya. Saat melakukan entri data, seorang admin tidak boleh melakukan kesalahan. Maka drai itu, seorang admin diwajibkan untuk memiliki ketelitian.
7. Melakukan Perekapan Data
Selain melakukan pengarsipan data dan entri data, seorang admin juga bertugas untuk melakukan perekapan data. Data-data perusahaan perlu direkap kembali supaya menjadi lebih ringkas dan juga tersimpan dengan sistematis maupun terstruktur. Jika sudah direkap dengan baik maka akan menjadi lebih mudah ketika melakukan pengecekan ulang di kemudian hari. Saat sedang melakukan perekapan membutuhkan fokus maupun kesabaran yang besar.
8. Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja
Ketika ada kunjungan kerja ke luar kantor, maka admin bertugas untuk menyiapkan tiket dan semua akomodasi yang dibutuhkan. Akomodasi yang perlu dipersiapkan seperti alat transportasi yang digunakan, penginapan dan akomodasi lainnya. Supaya pekerjaan ini bisa dilakukan dengan mudah maka admin harus memanfaatkan keberadaan teknologi sehingga bisa mempersiapkan semua akomodasi secara online.
9. Memesan Persediaan Kantor
Tugas dan tanggung jawab admin selanjutnya yaitu menyediakan perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang harus selalu disediakan adalah alat tulis kantor. Satu bulan sekali biasanya admin harus mengecek persediaan alat tulis kantor. Tujuannya supaya saat ada yang habis atau tinggal sedikit bisa segera dilakukan pemesanan. Jangan sampai jika ada yang membutuhkan tetapi persediaannya tidak ada. Kondisi ini bisa saja akan menghambat pekerjaan.
10. Mengurus Email Kantor
Perlu diketahui jika setiap kantor atau perusahaan pasti memiliki email. Email ini sangat dibutuhkan untuk dijadikan media untuk menjalin komunikasi dengan klien ataupun konsumen. Selain itu, email ini juga sebagai identitas utama perusahaan. Hal ini berarti fungsi email tersebut sangat penting sehingga harus dikelola dengan baik. Mengelola email ini menjadi salah satu tugas dari admin. Jadi, admin bertugas untuk mengirim serta membalas email masuk.
11. Mengelola Buku Harian
Tugas administrasi umum berikutnya yaitu mengelola buku harian. Dimana admin harus mengelola, mencatat, merekap serta menyusun semua kegiatan harian di kantor. Nantinya admin akan mengelola pencatatan dengan baik dan rapi supaya menghasilkan sebuah rekapan dokumentasi data-data semua kegiatan harian kantor.
Baca Juga : Syarat, Biaya Administrasi dan Bunga Klik Bisnis BCA Terupdate
12. Menghandle Sosial Media
Selain email, perusahaan pasti memiliki sosial media lainnya seperti Instagram, Twitter, Facebook dan lainya. Media sosial saat ini dijadikan media paling ampuh untuk branding perusahaan, media promosi dan hubungan dengan klien atau konsumen. Berbagai media sosial yang dimiliki perusahaan akan dikelola dan dihandle oleh admin. Admin bertugas untuk membuat postingan, membalas kometar klien dan sebagainya.
Gaji dan Pendidikan Terakhir Administasi Umum
Gaji seseorang yang bekerja sebagai admin di setiap daerah di Indonesia berbeda-beda. Untuk kota kecil seperti Malang, Solo dan lainnya gaji admin berkisar mulai Rp 1,5 juta hingga Rp 2,5 juta per bulan. Untuk gaji admin di Jakarta sesuai UMR yaitu Rp 4,2 juta. Gaji yang didapatkan tersebut belum termasuk asuransi, BPJS dan lain-lain.
Seorang admin juga dituntut untuk menguasai program komputer, seperti Microsoft Excel. Word, PowerPoint dan sebagainya. Selain itu, harus memiliki kemampuan menulis, komunikasi yang baik serta teliti, rapi dan juga disiplin. Jika ingin bekerja menjadi admin maka harus memenuhi kriteria, seperti:
- Minimal pendidikan terakhir SMA/SMK.
- Pendidikan secara spesifik di bidang administrasi, ekonomi atau manajemen untuk lulusan SMK, D3 hingga S1.
- Memiliki pengalaman bekerja sebagai admin.
Nah itulah informasi tentang tugas administrasi umum, gaji dan pendidikan terakhir. Kesimpulannya bahwa bekerja sebagai admin memiliki tugas yang cukup banyak serta posisi ini merupakan posisi penting di suatu perusahaan. Jika tertarik ingin bekerja sebagai admin maka harus memenuhi persyaratan pendidikan dan skill yang disebutkan diatas.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
