Sudah bukan rahasia lagi jika suatu perusahaan pasti memiliki standar kualitas tertentu untuk setiap karyawannya. Tujuannya supaya perusahaan mendapatkan hasil kerja yang terbaik dan memuaskan. Untuk mendukung hal ini berjalan dengan baik maka setiap karyawan bekerja sesuai job desk nya masing-masing. Setiap perusahaan harus secara rutin melakukan analisa beban kerja atau workload analysis. Lalu apa yang dimaksud dengan analisa beban kerja tersebut? Simak uraian di bawah ini.
Informasi Seputar Analisa Beban Kerja atau Workload Analysis
Workload Analysis atau Analisa beban kerja merupakan serangkaian metode yang digunakan untuk menentukan dan menghitung beban kerja pada posisi tertentu serta berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut. Workload Analysis sangat dibutuhkan ketika melakukan proses perekrutan maupun evaluasi terhadap kinerja pegawai yang ada. Hal ini sangat dibutuhkan agar pekerjaan dapat tuntas dengan hasil yang optimal serta agar perusahaan terus tumbuh dan berkembang.
Adanya analisa membuat pembagian kerja, waktu, dan target kerja akan semakin jelas dan rasional/masuk akal. Analisis ini membuat perusahaan tidak lagi mempekerjakan pegawainya di luar batas standar waktu kerja. Perusahaan juga tidak akan mengalami kerugian karena tugas yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan standar perusahaan dan hasil pekerjaan akan lebih optimal dengan biaya yang terencana.
Baca Juga : Peran, Tugas, dan Tanggung Jawab Accounting Executive dalam Perusahaan
Faktor Workload Analysis
Terdapat beberapa faktor penting yang harus diperhatikan ketika Workload Analysis atau melakukan Analisa beban kerja, antara lain:
1. Keadilan dalam Karir
Setiap pegawai mempunyai hak dalam memperoleh keadilan dalam berkarir. Keadilan ini adalah satu faktor penentu keberhasilan dalam melakukan pekerjaan. Pihak top management wajib memberikan promosi jabatan bagi pegawai dengan hasil pekerjaan yang memuaskan.
2. Kesadaran akan Kesempatan
Semua pegawai harus memiliki kesadaran bahwa memperoleh pengetahuan baru melalui kesempatan mengikuti pelatihan menjadi hal yang penting bagi peningkatan karir. Kesempatan ini harus diberikan oleh perusahaan untuk program pengembangan skill maupun pengembangan sistem baru yang diberlakukan. Tentunya kesempatan ini harus disesuaikan dengan tugas dan fungsi jabatan masing-masing.
3. Minat Pekerja
Analisa beban kerja biasanya memperoleh informasi tentang minat kerja pegawai dari jobdesk yang diembannya. Terkadang minat tersebut tinggi dan juga rendah. Pihak perusahaan harus memberikan informasi secara detail agar minat pegawai terhadap pekerjaannya tetap terjaga sehingga produktivitas pegawai tersebut pun akan terjaga.
4. Kepuasan Terhadap Karir
Analisa beban kerja harus mempertimbangkan hasil berupa kepuasan karir seorang pegawai. Biasanya kepuasan karir bagi mereka yang sudah lama bekerja di perusahaan tersebut atau pegawai yang sudah tua. Seorang pegawai yang telah diberikan berbagai fasilitas tentunya akan memperoleh kepuasan karir lebih tinggi. Umumnya kepuasan karir dipengaruhi oleh usia, pendidikan, jenis kelamin dan faktor-faktor individu lainnya.
5. Perhatian dan Penyelia
Faktor analisa beban kerja yang terakhir adalah perhatian dan penyelia. Setiap karyawan memiliki hak untuk mendapatkan peran secara aktif untuk mengembangkan karirnya. Tidak cukup hanya itu saja, dimana setiap karyawan harus mendapatkan informasi mengenai umpan balik kinerjanya selama beberapa tahun. Tujuannya supaya para karyawan bisa melihat kinerjanya selama bekerja. Apakah sudah baik atau sebaliknya.
Cara Menerapkan Workload Analysis
Terdapat 3 tahapan utama ketika melakukan Workload Analysis, yaitu menyusun uraian tugas pokok dan fungsi jabatan, menghitung beban kerja dan pendekatan analisis.
Baca Juga : Kenali Apa Itu HRD dan Tugas HRD Perusahaan yang Sesungguhnya
1. Menyusun Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan
Tahap menyusun uraian tugas pokok dan fungsi jabatan atau posisi tertentu dapat dilakukan dengan beberapa metode, yakni:
- Metode daftar pertanyaan yang dilakukan dengan cara menyusun daftar berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan uraian tugas dari setiap pemegang jabatan atau posisi tertentu di dalam sebuah perusahaan
- Metode wawancara yakni metode yang dilakukan dengan mewawancarai setiap pegawai dan pemegang jabatan atau posisi tertentu. Isi pertanyaan dalam wawancara berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.
- Metode observasi yakni melakukan pengamatan secara langsung pada seseorang dengan jabatan atau fungsi tertentu. Pengamatan ini untuk mengetahui tugas orang tersebut mulai dari apa saja tugasnya dan bagaimana tugas tersebut seharusnya dilakukan atau dikerjakan.
2. Menghitung Beban Kerja
Setelah melakukan tahap pertama, selanjutnya menghitung beban kerja per waktu dan porsi/volume. Untuk menghitungnya cukup mudah yakni dengan formula beban kerja x waktu = isi kerja.
3. Pendekatan Analisis
Setelah mengetahui uraian tugas pokok dan fungsi jabatan atau posisi tertentu serta melakukan perhitungan beban kerja, tahap terakhir adalah melakukan pendekatan analisis beban kerja. Pendekatan ini diharapkan memberi perspektif yang lebih luas ketika menghitung beban kerja. Pendekatan analisis beban kerja dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
4. Pendekatan organisasi
Pendekatan ini lebih memfokuskan pada sudut pandang susunan organisasi perusahaan sehingga menghasilkan pemahaman terhadap fungsi dan tugas dari setiap satuan kerja dan hal-hal lainnya yang berkaitan. Dengan memahami fungsi dan tugas tersebut, diharapkan pegawai dapat mengerti akan sistem koordinasi yang harus dilakukan oleh setiap unit satuan kerja. Setiap pegawai harus mengetahui tugasnya baik secara individu maupun dalam tim yang akan saling menopang satu sama lain.
b. Pendekatan Analisis Jabatan
Dengan adanya pendekatan ini, perusahaan bisa mengetahui dan memberikan evaluasi berkala perihal kondisi pegawai dan pekerja yang dibutuhkan. Mulai dari jumlah pegawai, ataupun perihal menerima pegawai serta penempatannya. Semua hal tersebut sangat penting terutama sebagai dasar pemberian reward, promosi dan mutasi jabatan.
c. Pendekatan dengan Metode Administratif
Seperti namanya, model pendekatan ini bertujuan untuk melihat bagaimana hasil kebijakan yang telah diterapkan di suatu perusahaan bisa berdampak pada hal administratif yang berlaku disuatu perusahaan.
Cara Menghitung Workload
Mengacu pada peraturan pemerintah workload atau beban kerja dihitung 5 jam per hari. Jumlah jam tersebut telah dikurangi jam istirahat dan makan. Selama 5 jam inilah dapat diketahui standar volume kerja yang dapat dicapai oleh pegawai.
Baca Juga : Daftar Pertanyaan Wawancara Kerja Paling Sulit dan Jawaban
Untuk mengetahui workload, bagian yang berwenang dalam perusahaan harus menghitungnya dengan menggunakan rumus. Rumus yang dapat digunakan untuk mengolah data ini adalah isi kerja = beban kerja x waktu. Dengan rumus tersebut workload bisa diketahui dengan akurat. Selain itu, juga harus menentukan berapa isi kerja unit dan jabatan pekerja dengan menggunakan cara QJ atau satuan orang per jam.
Terdapat empat waktu kerja efektif, yakni per hari, per minggu, per bulan dan per tahun.
- Rumus yang digunakan untuk menentukan waktu kerja efektif per hari adalah 1 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.
- Sedangkan untuk menghitung waktu kerja efektif per tahun dapat menggunakan hitungan 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.
Sementara itu rumus waktu menyelesaikan kerja x beban kerja) / waktu kerja efektif digunakan untuk tujuan berbeda, yaitu untuk melihat berapa jumlah isi kerja jabatan tertentu yang dilakukan oleh para pegawai.
Nah itulah cara menerapkan workload analysis secara optimal bagi perusahaan. Perlu diketahui jika analisa beban kerja kepada karyawan perlu untuk dilakukan supaya karyawan tersebut tahu bagaimana kinerjanya selama ini. Jika kurang baik maka bisa dimaksimalkan lagi.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.