Absen karyawan adalah satu hal penting di sebuah perusahaan, terutama bagi HRD. Setiap karyawan diwajibkan melakukan absen saat masuk kerja yang mana nantinya absensi karyawan tersebut akan digunakan dalam pertimbangan saat memberikan besaran gaji. HRD bisa saja diprotes apabila besaran gaji yang diterima oleh karyawan tidak sesuai dengan aturan perusahaan dan harapan karyawan akibat keteledoran saat menghitung absensi karyawan.
Perlu diketahui juga jika penerapan sistem absen karyawan di tiap perusahaan berbeda-beda. Ada yang masih menggunakan sistem manual, dan ada juga yang sudah memakai sistem otomatis seperti sidik jari. Sistem absensi karyawan yang diterapkan oleh perusahaan harusnya mempertimbangkan banyak hal.
Hal yang paling utama adalah efektifitas dan efisiensi sistem. Apabila sistem absen yang digunakan justru membuat banyak permasalahan, tentu saja perusahaan juga akan mengeluarkan biaya tambahan untuk memperbaiki sistem tersebut. Sistem absen juga harusnya merupakan sistem absen yang dapat mudah dimengerti cara penggunaannya, sehingga tidak akan menyusahkan HRD.
Syarat Sistem Absen Karyawan yang Baik di Sebuah Perusahaan
Sistem absensi yang diberlakukan di sebuah perusahaan untuk para pekerjanya juga memiliki syarat dan kriteria yang berbeda-beda. Inilah syarat sistem absensi yang baik di suatu perusahaan:
Baca Juga : Kenali Apa Itu HRD Tugas HRD Perusahaan yang Sesungguhnya
1. Memiliki Tingkat Keamanan yang Baik
Syarat pertama adalah keamanan data karyawan. Data-data karyawan juga termasuk salah satu dari data penting perusahaan yang tidak boleh bocor ke pihak ketiga yang bisa saja disalahgunakan untuk kepentingan yang lain.
Sistem absensi karyawan yang diterapkan di perusahaan sudah seharusnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, yang mana tidak akan mudah untuk diretas oleh pihak luar. Terutama apabila menggunakan aplikasi absensi karyawan dari provider luar, pastikan apakah aplikasi sistem itu memang dapat dipercaya dengan menyimpan baik-baik data karyawan dengan sistem keamanannya yang ketat dan canggih.
2. Memberikan Efisiensi Waktu Pada HRD
Sistem absen karyawan yang diterapkan juga seharusnya dapat memberikan efisiensi waktu bagi HRD. Jadi HRD dapat memantau langsung secara real time, tanpa harus beranjak dari tempat. Sehingga dengan adanya sistem absensi karyawan yang diterapkan itu, HRD tidak hanya repot mengurusi absensi saja tapi juga dapat menggunakan waktu yang dimiliki untuk mengerjakan tugas yang lain.
Baca Juga : Daftar Pertanyaan Wawancara Kerja Menjebak Paling Sulit dan Jawaban
3. Mampu Menyajikan Data Secara Akurat
Keakuratan data juga menjadi salah satu syarat sistem absen karyawan yang baik. Pastikan sistem absen karyawan yang digunakan dapat menyajikan data secara akurat. Apabila sistem tersebut memiliki tingkat akurasi yang di bawah standar, maka kemungkinan terjadinya kesalahan data akan cukup tinggi. Selain itu sistem yang dipilih seharusnya mudah digunakan oleh karyawan maupun HRD.
Jika penggunaan aplikasi absen karyawan terlalu rumit, maka tingkat risiko human error juga akan tinggi. Dampaknya, data yang diterima sistem nantinya tidak akan akurat. Sistem dengan akurasi tinggi dan mudah digunakan juga akan menekan dana tambahan karena tidak ada yang harus diperbaiki.
4. Efisien dan Fleksibel
Syarat yang terakhir sistem absen karyawan harus efisien dan fleksibel. Jadi sistem tersebut tidak hanya dapat mempermudah karyawan yang bekerja di dalam kantor saja, tapi juga bagi karyawan yang sedang melakukan perjalanan tugas.
Sistem absen karyawan itu harus fleksibel, karyawan yang melakukan perjalanan tugas ke luar kota/negeri tidak harus datang ke kantor dulu untuk melakukan clock in dan clock out. Jadi mereka bisa dengan mudah melakukannya di smartphone.
Sistem absensi karyawan dengan menggunakan scan sidik jari tampaknya sudah mulai ditinggalkan mengingat sistem ini memiliki cukup banyak kekurangan. Salah satunya tidak fleksibel dan sangat sering terjadi masalah secara teknis. Karyawan baru bisa dinyatakan masuk kerja apabila mereka melakukan clock in dan clock out dengan scanning sidik jari. Lantas bagaimana dengan karyawan yang harus melakukan perjalanan tugas ke luar kota/negeri? Tentu saja akan sangat merugikan karyawan tersebut.
Sistem absensi karyawan dengan pemindaian sidik jari juga sering mengalami masalah teknis, yang paling sering terjadi data log seringnya tidak masuk, kabel LAN yang menghubungkan mesin absensi sidik jari dengan komputer sering bermasalah, dan layar mesin sidik jari yang kurang responsif. Tentunya permasalahan ini dapat menjadi beban bagi perusahaan karena harus mengeluarkan dana lebih untuk mengatasinya.
Aplikasi Absen Karyawan di Smartphone
Semakin berkembangnya teknologi, saat ini sistem absen karyawan sudah dapat dilakukan dengan melalui perangkat ponsel saja. Jadi karyawan dan HR cukup mengunduh aplikasi absensi karyawan di smartphone masing-masing, sehingga lebih fleksibel, efisien dan efektif.
Namun begitu tetap saja aplikasi tersebut harus memenuhi persyaratan di atas. Aplikasi yang digunakan sudah seharusnya memiliki tingkat akurasi tinggi dan sistem keamanan yang ketat. Dan yang paling utama, dapat digunakan dengan mudah oleh karyawan maupun HR. Adapun beberapa aplikasi absen karyawan yang dapat menjadi pilihan bagi perusahaan antara lain:
Baca Juga : Tips dan Trik Rahasia Menjawab Kelebihan dan Kekurangan saat Interview
1. Atenda
Aplikasi ini mendapatkan rating 4,8 di Playstore dari 10 ribu lebih pengguna yang telah mengunduhnya. Pada aplikasi ini, terdapat fitur bagi pemilik usaha dan fitur bagi karyawan. Pemilik usaha dapat membuat shift kerja dengan gaji, memberitahukan informasi terkait jadwal kerja pada karyawan melalui notifikasi, menawarkan jadwal kerja kosong, approval langsung mengenai cuti, lembur, maupun tukar dan tawar jadwal dari handphone, serta menghitung gaji karyawan.
Untuk karyawan, terdapat fitur absen ceklok masuk, istirahat dan pulang, cek jadwal shift, notifikasi peringatan pada hari-hari yang ada jadwal kerja, pengajuan lembur, izin maupun cuti, cek gaji beserta slip gajinya.
2. Kantor Kita
Aplikasi android berikutnya adalah Kantor Kita. Yang mana di aplikasi ini terdapat fitur yang sangat memudahkan bagi karyawan maupun HR untuk absensi sehari-hari. Fitur yang tersedia antara lain absensi, lembur, penjelajahan dinas, pengajuan cuti maupun izin, slip gaji, tunjangan dan bonus, tracking lokasi serta reimbursement.
3. Attendance by Talenta
Aplikasi absen karyawan berikutnya adalah dari Talenta. Aplikasi ini dapat memonitor kehadiran karyawan secara real time, dapat secara otomatis merekap laporan absensi karyawan yang mana diklaim bebas risiko dan hemat waktu bagi HR karena laporan absensi sudah direkap secara otomatis, dan akurat sehingga mempermudah HR dalam menghitung gaji karyawan.
Selain itu karyawan juga dapat melakukan absensi online di titik lokasi yang telah ditentukan dimana fitur GPS dalam penentuan lokasinya diklaim terbaik dan aman dari spoofing lokasi. Dapat diintegrasikan dengan mesin fingerprint, praktis, dan manajer dapat dengan mudah mengontrol lokasi check in karyawan.
4. Fingerspot.iO
Aplikasi absensi karyawan berikutnya adalah Fingerspot.iO. aplikasi ini diklaim dapat mempermudah dalam memantau absensi karyawan secara efektif bagi HR, terutama karyawan yang bekerja di lapangan. Fitur scan GPS sangat berguna bagi karyawan yang sering berpindah-pindah lokasi. Dengan adanya scan GPS ini, karyawan dapat melampirkan foto, file, isi catatan, serta peta lokasi. Dan untuk HR atau pemilik usaha, terdapat fitur terima/tolak scan GPS karyawan di luar lokasi kantor.
Nah itulah informasi seputar sistem absen karyawan pada suatu perusahaan dan rekomendasi aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat sistem absensi yang baik. Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk para pembaca ya!
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
