Tugas asisten manager yang paling utama adalah membantu manager dalam melaksanakan pekerjaannya. Seorang asisten manager harus memenuhi semua kualifikasi supaya dapat melaksanakan pekerjaannya dengan optimal.
Tak hanya membantu meringankan pekerjaan manager, asisten manager juga bertugas membantu atasan dengan jabatan yang lebih tinggi lainnya. Selain itu, asisten manager juga dituntut untuk dapat mengelola para staf bawahan. Sehingga tanggung jawab asisten manager tidak hanya kepada manager saja melainkan juga kepada semua karyawan yang menjadi tanggung jawab sang manager.
Untuk mengetahui apa saja tugas yang diemban oleh asisten manager, serta keahlian dan kemampuan yang harus dimiliki, simak penjelasannya berikut ini.
Baca Juga : Cara Membuat Materi Leadership Manager Lengkap dengan Penjelasan
Tanggung Jawab dan Tugas Asisten Manager
Setiap pekerjaan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Begitupula dengan asisten manager. Sesuai namanya, asisten manager bertugas dalam membantu manager. Lantas apa saja yang dikerjakan oleh asisten manager, berikut penjelasan selengkapnya.
1. Membantu Manager
Asisten dibutuhkan untuk membantu atasannya. Termasuk juga asisten manager. Manager memiliki banyak tugas yang akan cukup menyulitkan apabila dikerjakan sendiri, sehingga membutuhkan bantuan tenaga asisten. Manager bertanggung jawab terhadap atasan dengan jabatan yang lebih tinggi, serta bawahan. Sehingga untuk melaksanakan semua pekerjaannya, manager membutuhkan seorang asisten.
Adapun pekerjaan yang dilakukan asisten dalam membantu manager diantaranya:
- Membantu manager dalam menyusun kegiatan karyawan.
- Melakukan koordinasi serta evaluasi kegiatan karyawan dan perusahaan.
- Membantu manager dalam merencanakan, mengerjakan hingga mengadakan strategi kemajuan perusahaan.
- Membantu manager dalam mengumpulkan data yang diperlukan.
- Membantu manager dalam menyusun anggaran perusahaan.
- Membantu manager mengumpulkan analisis laporan pekerjaan karyawan.
Sehingga bisa dikatakan asisten manager adalah tangan kanan dari seorang manager divisi tertentu. Apapun yang dibutuhkan manager terkait pekerjaan, asisten harus dapat membantunya supaya pekerjaan manager menjadi lebih ringan dan optimal.
2. Mendukung Kinerja Manager
Selain membantu, asisten manager juga bertugas untuk mendukung kinerja manager. Asisten manager bertugas mendukung semua pekerjaan manager, terutama dalam mengatur karyawan serta mengelola kegiatan dalam manajemen, yang mana menjadi tugas umum manajer dalam mengatur keseimbangan manajemen.
Dalam mendukung kinerja manager, inilah beberapa tugas seorang asisten manager:
- Mengawasi semua perihal keuangan perusahaan.
- Memantau anggaran perusahaan.
- Membuat perencanaan event yang akan diadakan manager.
- Melaksanakan perekrutan karyawan.
- Menyusun strategi untuk karyawan dalam hal mengembangkan kinerja karyawan.
- Memastikan lingkungan kerja yang nyaman dan aman.
- Memonitor dan mengevaluasi kinerja karyawan.
- Membangun komunikasi antara klien dan karyawan dengan baik.
3. Menggantikan Manager
Asisten manager secara siap juga harus dapat menggantikan manager. Menggantikan manajer yang dimaksud disini adalah mengambil alih peran manager untuk sementara saat manager sedang berhalangan hadir atau tidak ada di tempat ketika terjadi hal-hal mendadak yang tak terduga. Misal saat ada klien yang datang secara tiba-tiba tapi manager sedang tidak berada di kantor karena ada tugas ke tempat lain, atau sedang sakit sehingga tidak datang ke kantor.
Selain itu, dalam hal menggantikan manager, tugas yang diberikan pada asisten adalah sebagai berikut:
- Menggantikan manager dalam memimpin rapat internal kantor.
- Menggantikan manager dalam meresmikan acara seremonial.
- Menerima dan menjamu tamu yang datang ke kantor tanpa ada perjanjian sebelumnya.
- Menghadapi klien atau pelanggan saat manager sedang tidak berada di kantor.
- Menerima serta menanggapi keluhan dari karyawan dan pelanggan.
4. Sebagai Media Komunikasi
Salah satu kemampuan yang harus dimiliki asisten adalah kemampuan berkomunikasi yang baik. Karena pekerjaan asisten manager juga menjadi media komunikasi dari manager ke karyawan, dari atasan ke bawahan, termasuk dari bawahan ke atasan. Berikut tugas seorang asisten manager sebagai media komunikasi:
- Menyampaikan serta menjelaskan kebijakan dari perusahaan kepada para karyawan.
- Menyampaikan semua aspirasi dan keluhan dari karyawan/bawahan kepada manager atau atasan.
- Melayani kebutuhan karyawan serta kepentingan perusahaan.
Baca Juga : Pengertian Sales dan 6 Tugas Utamanya
Keahlian yang Harus Dimiliki Asisten Manager
Karena mengemban tugas dan tanggungjawab yang penting, maka asisten manager harus memenuhi seluruh persyaratan dan kualifikasi. Diantaranya jenjang pendidikan terakhir yaitu D3 atau S1 bergantung dari kebijakan perusahaan, penampilan yang rapi dan menarik, serta pernah memiliki pengalaman di bidang yang sama sebelumnya.
Profesi ini menempati jabatan yang cukup tinggi di perusahaan, dan memiliki jenjang karir yang bagus. Dengan gaji dan kemungkinan naik jabatan yang tinggi, berikut beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang asisten manager.
1. Skill Komunikasi
Kemampuan berkomunikasi menjadi syarat penting dalam pekerjaan ini. Mengingat salah satu tugas dari asisten manager adalah mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada karyawan, serta menyampaikan aspirasi atau keluhan karyawan kepada perusahaan.
Skill komunikasi yang dimaksud disini adalah dapat menyampaikan pendapat dengan bahasa yang baik dan sopan, mendengar dan menerima pendapat dari orang lain, berbicara dengan tutur kata yang baik dan tahu caranya menempatkan diri saat berbicara dengan orang lain.
2. Dapat Mengoperasikan Komputer
Banyak pekerjaan asisten manager yang membutuhkan komputer. Seperti memasukkan data karyawan, membuat laporan, menyusun rencana, mempersiapkan presentasi untuk rapat dan masih banyak lagi. Tentu saja asisten manager harus dapat mengoperasikan komputer setidaknya aplikasi pengetikan seperti MS. Office supaya tidak kerepotan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Selain Ms. Office, asisten manager juga setidaknya mengerti cara menggunakan dan mengoperasikan software penting seperti software keuangan, dan lain sebagainya karena pasti akan melakukannya setiap hari.
3. Skill Organisasi
Tak kalah penting adalah skill organisasi. Asisten manager setidaknya pernah tergabung dalam suatu organisasi, seperti OSIS, organisasi kampus, dan lain sebagainya. Pengalaman berorganisasi inilah yang akan sangat membantu asisten manager dalam memahami organisasi perusahaan.
4. Leadership
Ada suatu kondisi dimana asisten manager mengambil alih tugas manager sementara untuk memimpin rapat. Sehingga diperlukan kemampuan kepemimpinan yang baik dari seorang asisten manager.
Kemampuan kepemimpinan juga diperlukan dalam mengatur karyawan. Meskipun hanya sebagai asisten dari seorang manager, tetap harus memiliki sifat wibawa supaya karyawan dapat memercayai dan menghormati asisten manager.
5. Kemampuan Berbahasa Asing
Bahasa asing terutama bahasa inggris sangat wajib dikuasai oleh seorang asisten manager. Klien perusahaan bisa saja adalah warga negara lain yang tidak berbicara dalam bahasa Indonesia. Sehingga asisten seorang manager harus menguasai bahasa asing secara lisan maupun tulisan agar komunikasi lebih lancar.
Baca Juga : Materi Briefing Pagi di Kantor yang Efektif untuk Karyawan
6. Kedisiplinan dan Teamwork
Disiplin adalah kualifikasi utama dari seorang asisten manager. Terutama disiplin waktu, asisten manager diharapkan selalu tepat waktu dalam menjalani tugas-tugasnya supaya pekerjaan bisa selesai dengan cepat dan tidak mengecewakan manager.
Selain itu asisten manager juga harus bisa bekerja sama dalam tim dengan baik. Tidak hanya dengan manager saja, posisi ini juga akan banyak berinteraksi dengan karyawan, seperti mengkoordinasikan karyawan hingga bekerjasama dengan karyawan lain untuk sebuah event.
Demikian penjelasan mengenai tugas-tugas asisten manager yang harus diketahui. Semoga bermanfaat.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram CaraDaftar.Id. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
